Wybór odpowiedniej osoby
Jak skutecznie wdrożyć opiekuna pacjenta bez żadnych przeszkód? Oto kilka kluczowych wskazówek, które warto mieć na uwadze. Przede wszystkim, kluczową sprawą jest wybór odpowiedniej osoby do pełnienia roli opiekuna pacjenta. Opierając się na moim wieloletnim doświadczeniu, śmiało mogę stwierdzić, że najlepszym rozwiązaniem jest awans wewnętrzny. Oznacza to, że nie trzeba szukać kandydatów spoza zespołu, zwłaszcza spoza branży. Warto skoncentrować się na poszukiwaniu odpowiednich osób wśród asystentek stomatologicznych lub rejestratorek medycznych. Te dwie grupy zawodowe zdają się być najlepiej przystosowane do roli opiekuna pacjenta z kilku powodów. Po pierwsze, doskonale znają specyfikę pracy w gabinecie stomatologicznym. Mają również dogłębną wiedzę na temat poszczególnych procedur oraz zrozumienie dla zależności między różnymi składnikami kompleksowego leczenia. Co najważniejsze, mają także wiedzę na temat problemów i potrzeb pacjentów stomatologicznych. Dlatego łatwiej asystentkom i rejestratorkom wcielić się w rolę opiekuna pacjenta i nawiązać łatwiejszą komunikację z pacjentami.
Kluczowe cechy Opiekuna Pacjenta
Gdy rozważasz, kogo powołać do roli opiekuna pacjenta w swoim zespole, pamiętaj o kluczowych cechach, które definiują dobrego opiekuna pacjenta. Komunikatywność i entuzjazm są niezwykle istotne. Osoby te nie powinny być introwertykami, ponieważ utrudniłoby to rozmowę z pacjentami. Również przejście do przodu oraz finalizacja sprzedaży na ostatnim etapie mogą być dla nich trudne. Empatia i cierpliwość są kolejnymi kluczowymi elementami. Opiekun pacjenta musi być w pełni empatyczny, rozumieć potrzeby i problemy pacjentów, a także dążyć do ich rozwiązania. Systematyczność i dobra organizacja pracy są również ważne cechy dla osoby pełniącej rolę opiekuna. Będzie to wymagane w codziennych obowiązkach, takich jak praca w arkuszu kalkulacyjnym lub innym programie do zarządzania projektami. Opiekun musi również dbać o to, aby potencjalni pacjenci nie zostali pominięci. Ostatnim aspektem jest odporność na stres. Trzeba mieć świadomość, że opiekun pacjenta będzie na pierwszym planie, czasem będąc w centrum uwagi pacjentów.
Wdrożenie Opiekuna Pacjenta
Podczas wdrażania opiekuna pacjenta do Twojego gabinetu warto pamiętać o kilku istotnych zasadach, które pomogą Ci w płynnym przejściu do nowego systemu. Pierwszą ważną zasadą jest przeprowadzenie rozmów z zespołem przed wdrożeniem. Ważne jest, aby wszyscy w pełni zrozumieli, na czym polega ta zmiana. Wyjaśnij każdej osobie w zespole, jakie są korzyści dla lekarzy, rejestratorek, asystentek i pacjentów.
Zalecam przeprowadzenie oddzielnych szkoleń i spotkań dla poszczególnych grup zawodowych, aby pokazać im tę zmianę z ich perspektywy. Istotne jest również znalezienie ambasadorów tej zmiany podczas wdrażania w gabinecie. Jak każda zmiana, może ona budzić pewne obawy u ludzi, dlatego ważne jest właściwe przekazanie, uzasadnienie i sprzedaż tej zmiany. Jeśli w Twoim zespole znajdziesz kogoś, kto ma doświadczenie z rolą opiekuna pacjenta, kto spotkał się z nią na szkoleniach lub w innych gabinetach, ta osoba może wcielić się w rolę ambasadora. Będzie jej łatwiej przekonać innych. W rezultacie nie będziesz samodzielnie odpowiedzialny za komunikację i przekonywanie, ale również ambasadorowie będą pełnili tę rolę, jeśli będziesz mieć ich kilku.
Zapisz się TUTAJ na nasz darmowy newsletter i poznaj sprawdzone wskazówki o tym jak zapełniać kalendarze, pozyskując i utrzymując pacjentów, jak rekrutować, delegować i zarządzać zespołem, jak ustalać rentowny cennik i budować dochodową praktykę. [LINK DO ZAPISU]
Pierwsze tygodnie wdrożenia
Twoja rola jako osoby zarządzającej gabinetem jest niezwykle istotna. Jeśli pełnisz funkcję kierownika, managera, właściciela lub lidera medycznego, musisz uważać na ewentualne nadużycia i nieprzewidziane przesunięcia obowiązków. O czym mówię? Często zdarza się, że po wdrożeniu opiekuna pacjenta do gabinetu, personel rejestracji dostrzega, że opiekunowie dzwonią do swoich pacjentów, którzy byli na konsultacjach, w celu doprecyzowania pewnych kwestii. W rezultacie przekładają na nich obowiązek potwierdzania wizyt pacjentów pierwszorazowych, co nie jest w pełni zadaniem opiekuna. Z drugiej strony, lekarze, którym opiekunowie pomagają w procesie konsultacji i tworzeniu planu leczenia, zaczynają nakładać na nich coraz więcej obowiązków związanych z planowaniem, które również wykraczają poza zakres ich kompetencji.
Niemniej, należy podejść elastycznie do zakresu obowiązków i nawet jeśli na początku ustalisz konkretne zadania dla opiekuna, to z czasem można delikatnie i elastycznie je zmieniać oraz przekazywać odpowiedzialności między recepcją, higienistkami a czasem również lekarzami. Zachęcam do wprowadzania takich elastycznych zmian stopniowo, co kilka miesięcy, i dostosowania roli opiekuna do specyfiki Waszego gabinetu. Jednocześnie warto wprowadzać te zmiany we współpracy z zespołem, spotykając się z nimi regularnie, aby omówić, czy wszystko przebiega zgodnie z planem, czy istnieją sugestie lub rekomendacje.
Na co uważać?
Jednak należy uważać, aby zespół samodzielnie nie przesuwał tych obowiązków, ponieważ może to prowadzić do tego, że opiekun będzie zajmował się zadaniami niewłaściwymi dla swojej roli, zamiast skupiać się na najważniejszych zadaniach, takich jak uczestnictwo w konsultacjach, śledzenie postępu pacjentów i finalizowanie sprzedaży, o czym mówiłem wcześniej.
Podczas wdrażania opiekuna do gabinetu nie zapomnij również o stworzeniu odpowiednich warunków dla tej osoby. Mam tu na myśli, jeśli to możliwe ze względów lokalowych, stworzenie oddzielnego pomieszczenia, takiego jak pokój konsultacyjny, w którym opiekun pacjenta będzie mógł pracować. Będzie to miejsce, w którym będzie przyjmował pacjentów przed właściwą konsultacją z lekarzem. Powinno być zaprojektowane tak, aby pacjenci czuli się komfortowo. To miejsce, w którym zapewniamy trochę prywatności pacjentom, szczególnie podczas rozmów dotyczących finansów po konsultacji. Dlatego pacjenci nie powinni przebywać w poczekalni podczas takich dyskusji. To pomieszczenie jest idealne do tego celu.
Ważne jest, aby takie pomieszczenie miało przyjemny wygląd, przypominający pokój w domu. Może zawierać sofę, fotel, stolik kawowy i kwiaty. Nie powinno to być sterylne pomieszczenie ani biuro zapełnione segregatorami. Ma to być miejsce, do którego chce się wejść, przytulne i ciepłe. Jeśli chcemy dodać coś na ścianach, co będzie budowało wizerunek gabinetu lub lekarzy, warto umieścić kilka certyfikatów lekarzy lub zdjęcia pacjentów w pięknych ramkach.
Narzędzia Opiekuna Pacjenta
Przez „narzędzia” mam na myśli różnego rodzaju materiały i przedmioty, które mogą wspierać pracę opiekuna pacjenta i pomóc w komunikacji z pacjentami. Oto kilka przykładów:
1. Folder ze zdjęciami przypadków przed i po leczeniu: Możesz udokumentować swoją pracę lub pracę lekarzy poprzez wydrukowanie zdjęć przypadków w formie kart, które można łatwo dodawać i aktualizować w takim folderze. Pacjenci mogą wziąć ten folder do ręki, przekartkować i zobaczyć efekty leczenia na przykładach innych pacjentów.
2. Modele: Modele drukowane lub modele gipsowe mogą być przydatne, aby pacjenci mogli zobaczyć przykładowe prace, takie jak korony czy mosty. Dzięki temu mogą lepiej zrozumieć, jak wyglądać będą ich własne zęby po przeprowadzeniu określonego zabiegu.
3. Typokonty z aparatami: To narzędzie pozwala pacjentowi wziąć do ręki przykładowe elementy, takie jak aparaty ortodontyczne, aby zobaczyć, jak to wygląda z bliska. Dzięki temu mogą ocenić wagi, wygląd i komfort noszenia takiego aparatu.
4. Poradniki: Przygotowanie poradników w formie drukowanej, które można przekazać pacjentowi, to kolejne narzędzie. Możesz zamieścić w nich informacje na temat korzyści wynikających z konkretnych metod leczenia, które zostały zarekomendowane podczas konsultacji. Pacjent otrzymuje poradnik na koniec wizyty i może zapoznać się z nim w domu.
Te narzędzia mają na celu ułatwienie pracy opiekuna pacjenta, umożliwienie pacjentom lepszego zrozumienia i zaangażowania w proces leczenia oraz dostarczenie im dodatkowych informacji i materiałów, które mogą być pomocne w podejmowaniu decyzji dotyczących opieki nad zdrowiem jamy ustnej.
Mam nadzieję, że te informacje były dla ciebie wartościowe. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące roli opiekuna pacjenta w gabinecie, śmiało zadawaj je w komentarzach.
Życzę udanego dnia i mam nadzieję, że do zobaczenia za tydzień!
Znajdź Opiekuna Pacjenta wewnątrz swojego zespołu.
Pamiętaj, że informacje o nowych filmach dostaje każdy subskrybent kanału na You Tube: / @wartosciowygabinet
dodaj komentarz