Dzisiejszy artykuł tworzę siedząc na fotelu pasażera w samochodzie, z laptopem na kolanach. Wspólnie z Piotrem Marynowskim przemierzamy kolejne kilometry po całym kraju, odwiedzając gabinety, którymi się opiekujemy w ramach Marketize.
Piszę jego treść w Dokumentach Google, bez dostępu do internetu. Tutaj tworzę jego szkic, ale też nanoszę poprawki, edytuję, formatuję tekst.
Dlaczego wykorzystuję akurat narzędzia od Google?
Lider i jego narzędzia
“Narzędziami” możemy określić zarówno umiejętności managerskie, jak również podręczniki operacyjne czy też oprogramowanie. Być może kiedyś opiszę dwie pierwsze szczegółowo, ale tym razem będzie o aplikacjach, które używam w swojej codziennej pracy.
Narzędzia, które być może będą pomocne również Tobie. Niezależnie od pełnionej roli.
To wszystko oczywiście zakładając, że nie używasz jeszcze w swoim gabinecie IQ Dental , bo jeżeli tak to część z nich masz już tam wbudowane 😉
Asana
Moje główne miejsce pracy. To tutaj powstają projekty. To tutaj tworzone są wszystkie nowe zadania.
Dzięki temu narzędziu nie uciekają mi żadne sprawy, nawet te najdrobniejsze. A w gabinecie jest ich całkiem sporo. Od wysłania listów na poczcie, przez sprawdzenie czy przyszła praca z laboratorium, złożenie sprawozdania w urzędzie, aż po wdrożenie nowej osoby do zespołu.
Zamiast zostawiać sobie żółte karteczki przyklejane wszędzie (gdzieś na biurku albo do ekranu komputera), lepiej prowadzić komunikację elektronicznie.
W Asanie przypisuję zadania sobie (żeby o czymś nie zapomnieć) albo innym osobom w zespole (delegując ich wykonanie). Oznaczam datę ich realizacji oraz precyzuje ewentualne wątpliwości.
Jeżeli zadanie nie może być wykonane w zadanym terminie, zostawiamy sobie nawzajem informacje zwrotne w komentarzu do zadania. Dzięki temu monitorujemy postęp ich realizacji. Nic nam nie ucieka.
Asanę możesz również wykorzystać do pracy z pacjentami. Szczególnie do tzw. follow up, o którym pisałem kilka tygodni temu. Prowadząc notatki w Asanie wiesz dokładnie, który pacjent jest na jakim etapie procesu leczenia.
Czy podjął decyzje o leczeniu, czy jeszcze nie. Czy w trakcie leczenia kompleksowego pojawia się w gabinecie regularnie czy “zniknął” nam gdzieś po drodze? Czy po leczeniu przychodzi na kontrole i wizyty higienizacyjne?
Asana przypomni o tym, żeby skontaktować się z konkretnym pacjentem, w odpowiednim czasie.
Bezpłatna wersja pozwoli Ci pracować w zespole do 15 osób.
Gmail
O ile staram się unikać maili (wszystko co się da to przenoszę do Asany, tworząc zadania), o tyle w dzisiejszych czasach kompletnie bez maila żyć się nie da. Przynajmniej ja nie potrafię :))
Maili przychodzi sporo – zarówno tych zawodowych jak i prywatnych. Trzeba tam zerkać co jakiś czas. W moim przypadku jest to nawet kilka razy dziennie.
Tym samym jest to moje drugie, podstawowe narzędzie pracy obok Asany.
Za co lubię Gmail? Za intuicyjność.
Pracowałem na wielu programach pocztowych. Na WP, na Onecie, na Interii. Próbowałem też działać na zagranicznych Yahoo i AOL. Nawet wbudowany w Maca program Mail nie dorasta do pięt Gmailowi.
Wyszukiwarka wewnątrz Gmaila jest bardzo rozbudowana i wyjątkowo dokładna. Pozwala filtrować i sortować wiadomości. Odszukanie “tej jednej” korespondencji czy załączników jest dużo prostsze i zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż w innych podobnych klientach pocztowych.
Gmail pozwala odbierać, przeglądać, tworzyć wiadomości na jednym ekranie! Masz też możliwość dostosowania tego narzędzia do własnych preferencji. Począwszy od wyglądu paneli, poprzez automatyzację przypisywania tagów i umieszczania wiadomości w odpowiednich folderach, aż po testowanie nowych funkcjonalności jeszcze na etapie beta.
Warto też wspomnieć, że zakładając konto w Google otrzymujesz nie tylko pocztę, ale również miejsce na przechowywanie dokumentów, zdjęć i innych plików (Dysk Google). Łączna przestrzeń jaką otrzymujesz bezpłatnie to aż 15 GB!
Gmail ma też wbudowane mechanizmy antyspamowe. Program ten samodzielnie przypisuje poszczególne korespondencje do odpowiednich kategorii np: oferty czy spam.
Dokumenty i Arkusze
Od dnia kiedy założysz sobie konto na Google to odkryjesz, że świat funkcjonuje w równoległej rzeczywistości, a Ciebie ominęło do tej pory sporo ciekawych rzeczy :))
Oprócz wspomnianego Gmaila dostaniesz dostęp do arkuszy kalkulacyjnych i edytora tekstu. Od teraz jeżeli będziesz tworzyć nowy dokument, to zamiast w Wordzie piszesz go w Dokumentach. Jeżeli chcesz stworzyć tabelkę to zamiast w Excelu robisz to w Arkuszach.
Wyjątkowo proste i intuicyjne narzędzia. Minimum funkcji, ale wystarczająco, żeby zrobić tabelkę z rozliczeniem, podsumowanie dnia, cennik zabiegów, opis stanowiska pracy, listę obecności pracowników czy też list do pacjentów na zakończenie leczenia.
Co ważne pracując na dokumentach googlowskich tworzysz i edytujesz je przez przeglądarkę. Tym samym nie musisz niczego instalować. Wszystko dzieje się online.
Jest to tym ważniejsze, jeżeli będziesz potrzebować akceptacji innej osoby. Podobnie jeżeli będziecie współtworzyć jeden dokument w kilka osób np. zasady postępowania w gabinecie. Wtedy warto zaangażować swój zespół do pomocy i podzielić się zadaniami. Rejestratorki spisują procesy w recepcji, asystentki procesy w gabinecie itd.
Wystarczy, że wyślesz im link do dokumentu, a konkretne osoby będą mogły nanieść swoje sugestie, komentarze lub bezpośrednio edytować i tworzyć nowe fragmenty tekstu. A to wszystko pracując na pliku w kilka osób jednocześnie! Oczywiście jeżeli nadasz jej takie uprawnienia.
W taki właśnie sposób tworzymy teraz nasz autorski manual. Podręcznik operacyjny, który opisuje wszystkie procesy jakie zachodzą w gabinecie stomatologicznego. Aktualnie ma już ponad 180 stron! Być może niebawem pokażemy go światu. Jeśli podejmiemy taką decyzję to dowiesz się o tym w pierwszej kolejności :))
Jednocześnie Google pozwala na pracę z dokumentami offline. Innymi słowy nie potrzebuję dostępu do internetu, żeby pisać na przykład ten mailing! Po tym jak ponownie połączę się z internetem program automatycznie zapisze aktualną wersję na Dysku Google.
Dodatkowo, ponieważ jest to komplet narzędzi od Google, otrzymujesz je bezpłatnie! Nie musisz już kupować licencji za Microsoft Word czy Excel.
Kalendarz Google
Większość z nas notuje jakieś rzeczy do zrobienia. Czy to papierowo czy elektronicznie (np. w Asanie). Jednocześnie są pewne wydarzenia, które są ściśle oznaczone w czasie. Nie zadania, a wydarzenia, o których nie chcemy zapomnieć. O których być może warto, żeby ktoś nam przypomniał.
Ja w ferworze codziennej walki i natłoku spraw nie wyobrażam sobie życia bez kalendarza. Przerobiłem ich kilka. Jednocześnie najlepszym okazał się ten googlowski.
Być może dlatego, że wszystkie swoje maila przeniosłem właśnie tutaj, a potem odkryłem, że pracując w tym środowisku wszystko się ładnie synchronizuje.
W bardzo łatwy sposób połączyłem Gmail na swoim laptopie i telefonie. Zaczynam pisać na jednym urządzeniu, a kończę na drugim.
Kalendarz, w którym zapisuje planowane spotkania, rozmowy, wideokonferencje, ale również wydarzenia rodzinne, takie jak urodziny przyjaciół.
Bezpośrednio z kalendarza można też tworzyć wydarzenia online (Google Meet – o czym napiszę poniżej). Z tego poziomu zapraszam gości do rozmowy, a przypomnienia wysyłają się automatycznie. Z jednego miejsca też “wchodzę do pokoju” – nie muszę szukać linków w korespondencji mailowej.
Google Meet
Tutaj płynnie przechodzimy do kolejnego narzędzia z grupy. Meet czyli intuicyjny sposób na telekonferencje i rozmowy zdalne. Bardzo podobne do Skype i Zoom, jednocześnie zasadnicza różnica polega na tym, że spotkania odbywają się przez przeglądarkę internetową.
Podobnie jak z Dokumentami i Arkuszami Google żadne narzędzia nie muszą być instalowane(w przeciwieństwie do Zoom i Skype). Wystarczy wysłać drugiej osobie link, który po kliknięciu „załaduje” nową stronę internetową właśnie ze spotkaniem online.
Przez to, że jest to narzędzie połączone z Gmailem, to mam też w jednym miejscu kontakty. Z poziomu kalendarza mogę planować kolejne spotkania. Możemy też udostępniać ekran, przesyłać pliki, prowadzić równolegle czat prywatny czyli wszystko to co znajdziemy w innych podobnych rozwiązaniach.
Spora różnica pomiędzy tymi programami pojawia się jednak w liczbie uczestników. Warto podkreślić, że Meet jako jedyne narzędzie pozwala na bezpłatne video rozmowy w grupie aż do 100 osób przez 60 minut! Tym samym, jeżeli chcesz zrobić zdalne zebranie zespołu to możesz je swobodnie przeprowadzić właśnie tutaj.
Canva
Zakładając, że nie jesteś grafikiem komputerowym, a co jakiś czas potrzebujesz przygotować prostą ilustrację, to Canva będzie idealnym narzędziem.
Stworzysz tutaj praktycznie wszystko co „graficzne”. Ulotki do gabinetu, plakaty do poczekalni czy też wizytówki dla pacjentów. Canva pomoże Ci przygotować grafiki do postów na Instagrama, wydarzeń na Facebooku czy też miniaturki do filmów na You Tube.
Jeżeli nie czujesz się na siłach, aby tworzyć coś od zera możesz wykorzystać setki szablonów. Nie tylko układów na stronie, ale również zestawów kolorystycznych, czcionek i elementów. Takie narzędzia posiadają również ponad 100 tys zdjęć i ilustracji gotowych do wykorzystania.
W łatwy sposób dodasz identyfikację wizualną Waszego gabinetu czyli logotyp, czcionkę i główną kolorystykę. Dzięki temu tworząc kolejne materiały firmowe masz ułatwione zadanie, bo część rzeczy dzieje się automatycznie.
Menu aplikacji ograniczone jest do minimum. Wszystko bardzo intuicyjne i zrozumiałe. Przenoszenie elementów metodą “chwyć i upuść”, a do tego automatyczne kadrowanie i przycinanie.
Jeżeli chcesz więcej możliwości to znajdziesz opcję zmiany kolorów, barwy, jasności czy też usuwania tła ze zdjęcia.
Możesz też przygotować proste animacje i filmy do wykorzystania na przykład w relacjach na FB czy IG.
Na koniec eksportujesz automatycznie wszystko do odpowiednich plików – pdf, png, jpg, gif, mp4, avi.
Co ciekawe, oprócz pobierania tych plików na swój komputer możesz od razu opublikować je w mediach społecznościowych. Dzięki plannerowi treści w Canvie masz wszystko w jednym miejscu. Tworzysz grafiki np. do posta i planujesz kiedy ma się ukazać na Waszym Facebooku czy Instagramie.
Do większości zadań wystarczy w zupełności bezpłatna wersja Canvy.
Mindmeister
Myślałem, jakie narzędzia opisać jako pierwsze i chyba jednak powinienem zacząć od tego. Idąc od ogółu do szczegółu to tutaj najpierw powstają wszystkie koncepcje, pomysły. Wynikające z nich projekty czy zadania przenoszę dopiero do Asany. Z drugiej strony jednak nie pracuję w tym narzędziu codziennie…
Mindmeister to program, w którym notuję pomysły i przemyślenia. Wszystko w formie map myśli. Na początku to tylko koncepcje, idee. Z czasem rozwijam je bardzo szczegółowo.
Tak powstały założenia do otwarcia nowych oddziałów Dentim Clinic. Tak powstały też pomysły na Marketize czy IQ Denal. Tutaj zaczynam z planować nowe szkolenia czy usługi jakie świadczymy dla gabinetów stomatologicznych.
Ale Mindmeister to nie tylko pomysły na biznes. W mapach myśli notuję też procesy w gabinecie. Kto za co odpowiada, gdzie kończą się obowiązki jednej osoby, a gdzie zaczynają kolejnej. Tak rozpisywałem “ścieżkę pacjenta” w gabinecie. Tak powstawały koncepcje konsultacji pierwszorazowej.
W mapach myśli możesz też rozpisać schematy rozmów telefonicznych, sposoby postępowania z pacjentami reklamacyjnymi, schemat współpracy z pracownią protetyczną.
Nieskończone możliwości wykorzystania map myśli. Nawet do nauki języków obcych :))
I jak narzędzia powyżej, swobodnie możesz rozpocząć swoją przygodę z tym programem za 0 zł!
A Ty?
Jakie narzędzia używasz w codziennej pracy?
Napisz. Chętnie poznam coś nowego.
Tym czasem, miłego dnia i do usłyszenia za tydzień! No chyba, że chcesz mnie częściej oglądać to zapraszam na mojego Facebooku i Instagrama 😉
Arek „narzędziownik” Buziewicz
Znajdziesz mnie również tutaj:
Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet
Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/
Newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/
dodaj komentarz