Pełny grafik nie zawsze oznacza rentowny gabinet

W poprzednim odcinku pisałem o budowaniu zespołu, oddawaniu odpowiedzialności i otaczaniu się osobami, które potrafią przejąć kolejne obszary gabinetu.

Dzisiaj chcę przejść do drugiej strony prowadzenia firmy. Do liczb.

Bo można mieć dobry zespół, pełną poczekalnię i grafik zapisany na kilka tygodni do przodu. Można pracować od rana do wieczora i obserwować rosnący przychód. A mimo to pod koniec miesiąca nadal zastanawiać się, gdzie właściwie podziały się pieniądze.

Pełny grafik wygląda dobrze. Ale sam w sobie nie mówi nic o rentowności gabinetu.​

Kalendarz jest pełny, a pieniędzy nadal brakuje

To jeden z najbardziej mylących obrazów w stomatologii.

Telefony dzwonią. Pacjenci przychodzą. Recepcja przesuwa terminy, żeby znaleźć miejsce dla kolejnej osoby. Lekarze pracują. Asystentki nie mają kiedy usiąść. Na pierwszy rzut oka wszystko działa tak, jak powinno.

Tyle że intensywna praca nie musi oznaczać dobrego wyniku finansowego.

W gabinecie może rosnąć przychód, a jednocześnie może brakować pieniędzy na spokojne opłacenie zobowiązań. Może przybywać pacjentów, a osoba prowadząca gabinet nadal nie widzi większej wypłaty. Można też podnosić ceny, a mimo to nie poprawiać rentowności, jeśli podwyżka nie nadąża za kosztami.

Najczęściej pojawiają się wtedy podobne pytania:

• dlaczego przy takich obrotach na koncie zostaje tak niewiele,
• dlaczego kolejny lekarz i dodatkowy dzień pracy nie poprawiają wyniku,
• dlaczego procedura, która ma wysoką cenę, nie daje oczekiwanej marży,
• dlaczego gabinet jest zajęty, ale ciągle brakuje pieniędzy na inwestycje,
• dlaczego każda podwyżka wynagrodzeń powoduje napięcie.

Odpowiedzi nie znajdziemy w samym kalendarzu. Trzeba zajrzeć głębiej.​

Pełny grafik pokazuje zajęte fotele, a nie wynik finansowy

Grafik mówi, ile czasu zostało zarezerwowane. Nie pokazuje jednak, czy ten czas został wykorzystany sensownie.

Dwie różne godziny pracy fotela mogą przynieść zupełnie inny wynik. Wszystko zależy od wykonywanej procedury, jej ceny, kosztu materiałów, wynagrodzenia zespołu, kosztów laboratorium i czasu potrzebnego na przygotowanie stanowiska.

Znaczenie ma również to, czy wizyta rozpoczyna się zgodnie z planem. Czy pomiędzy pacjentami zostają przypadkowe przerwy. Czy lekarz czeka na asystę. Czy zabieg trwa godzinę, chociaż cennik został kiedyś policzony dla czterdziestu minut.

W rentowności nie liczy się tylko to, czy fotel pracuje. Liczy się również to, co dzieje się podczas każdej jego godziny.

Dlatego gabinet z sześcioma dobrze zaplanowanymi godzinami może osiągnąć lepszy wynik niż gabinet pracujący przez dziesięć godzin bez kontroli nad kosztami i strukturą wizyt.​

Ile naprawdę kosztuje godzina pracy fotela?

Roboczogodzina fotela to jedna z liczb, które warto znać przed ustaleniem cennika.

Nie jest to wyłącznie wynagrodzenie lekarza i zużytych materiałów. Fotel musi zarobić również na wszystkie elementy, które pozwalają gabinetowi działać każdego dnia.

W wyliczeniu trzeba uwzględnić między innymi:

• wynagrodzenia zespołu niezwiązane bezpośrednio z konkretnym zabiegiem,
• czynsz, media, sprzątanie i sterylizację,
• oprogramowanie, księgowość, administrację i obsługę recepcji,
• działania potrzebne do pozyskiwania i utrzymywania pacjentów,
• liczbę godzin, w których fotel jest rzeczywiście wykorzystywany.

Ostatni punkt jest szczególnie ważny.

Kosztów nie należy dzielić przez wszystkie godziny, w których gabinet teoretycznie może być otwarty. Trzeba spojrzeć na godziny rzeczywiście przepracowane i “sprzedane” pacjentom.

Jeśli miesięczne koszty stałe przypisane do stanowiska wynoszą 30 000 zł, a fotel pracuje przez 100 godzin, sama godzina jego działania kosztuje średnio 300 zł. I to jeszcze przed doliczeniem części kosztów bezpośrednich konkretnej procedury.

To uproszczony przykład. Pokazuje jednak, jak łatwo pomylić cenę zabiegu z zarobkiem na zabiegu.​

Wysoka cena nie musi oznaczać wysokiego zysku

Zabieg za 2 000 zł może wyglądać atrakcyjnie w zestawieniu przychodów. Ale sama cena nie pokazuje całej prawdy.

Trzeba odjąć koszt laboratorium i materiałów. Następnie wynagrodzenie osób wykonujących procedurę. Potem uwzględnić czas fotela, przygotowanie stanowiska, wizyty kontrolne i ewentualne poprawki.

Dopiero wtedy widać, ile naprawdę zostaje w gabinecie.

Może się okazać, że procedura za 700 zł przynosi lepszy wynik w ciągu godziny niż procedura za kilka tysięcy. Może się też okazać, że popularna usługa jest źle wyceniona i każda kolejna wizyta powoduje stratę. **Innymi słowy - właściciel dokłada do interesu! **

Właśnie dlatego cennika nie warto budować wyłącznie na podstawie cen konkurencji.

Konkurencyjny gabinet może mieć:

• niższy czynsz,
• starszy sprzęt bez rat leasingowych,
• inny model wynagradzania lekarzy,
• inne koszty materiałów i laboratorium,
• większą liczbę pacjentów w ciągu godziny,
• zupełnie inną strukturę zespołu.

Skopiowanie ceny nie oznacza więc skopiowania rentowności.

Cena powinna wynikać z kosztów prowadzenia konkretnego gabinetu i oczekiwanej marży, a nie z intuicji albo średniej znalezionej w internecie.​

Czasem problemem nie jest cennik, tylko sposób układania grafiku

Nawet dobrze policzone ceny nie pomogą, jeśli grafik nie wykorzystuje dostępnych zasobów.

W kalendarzu mogą zostawać krótkie przerwy, których nie da się wykorzystać. Dochodzą odwołane wizyty, spóźnienia, brak asysty albo niewystarczająca dostępność sprzętu. Na ekranie grafik wygląda na pełny, ale część zaplanowanego czasu nigdy nie zamienia się w przychód.

Dlatego warto analizować nie tylko liczbę zapisanych wizyt, lecz także:

• liczbę dostępnych godzin fotela,
• liczbę godzin zarezerwowanych,
• liczbę godzin faktycznie przepracowanych,
• przychód przypadający na przepracowaną godzinę,
• rentowność najczęściej wykonywanych procedur.

Dopiero zestawienie tych liczb pokazuje, gdzie naprawdę ucieka wynik.​

Od czego zacząć w praktyce

Nie trzeba od razu analizować całego gabinetu i wszystkich pozycji w cenniku. Na początek wystarczy wybrać dziesięć procedur, które mają największy udział w przychodach albo zajmują najwięcej czasu fotela.

Dla każdej z nich warto sprawdzić:

• koszt materiałów i pracy laboratorium,
• koszt wynagrodzenia lekarza,
• koszt czasu zajmowanego fotela,
• dodatkowe wizyty, kontrole i poprawki ujęte w cenie,
• kwotę, która pozostaje po uwzględnieniu wszystkich kosztów.

Następnie można porównać ten wynik z aktualnym cennikiem.

To ćwiczenie często prowadzi do kilku konkretnych decyzji. Czasem potrzebna jest zmiana ceny. Czasem lepsze zaplanowanie czasu procedury. Czasem inny sposób wynagradzania. A czasem wystarczy zablokować w grafiku odpowiednie godziny i nauczyć recepcję, jak je wypełniać.

Najważniejsze, żeby decyzja nie wynikała z przeczucia.​

Z czym chcę Cię dzisiaj zostawić

Pełny grafik może dawać poczucie bezpieczeństwa. Sam w sobie nie jest jednak dowodem na to, że gabinet dobrze zarabia.

**Gabinet nie powinien zarabiać przypadkiem. **Wynik powinien być konsekwencją dobrze policzonych kosztów, świadomie ustalonych cen i rozsądnie wykorzystanego czasu.

Zamiast więc pytać wyłącznie: „Jak jeszcze zapełnić grafik?”, warto zadać trzy wcześniejsze pytania:

• ile kosztuje godzina pracy fotela,
• na których procedurach gabinet naprawdę zarabia,
• czy obecne ceny pokrywają realne koszty i zostawiają przestrzeń na rozwój.

Odpowiedzi mogą być mniej wygodne niż widok pełnego kalendarza. Ale dopiero one pozwalają podejmować dobre decyzje.

---

Do zobaczenia w przyszłym tygodniu!
Arek Buziewicz