Jak tworzyć procesy w gabinecie?

Na początku jedno pytanie. No dobra – kilka pytań :))
Czy dużo pracujesz jako lekarz? Czy wszystko ustawiasz “na zakładkę”, czy jednak masz czas dla siebie pomiędzy pacjentami? Czy często słyszysz pytania w stylu: gdzie jest to? Gdzie jest tamto? Jak się wkłada papier do drukarki? **Do kogo zadzwonić, jak się popsuje ssak?**Na ile dni rezerwować pacjentów jeżeli mamy do wykonania jakieś prace protetyczne? Albo – czy masz wrażenie, że co jakiś czas musisz ratować swój biznes?

A może wcale nie chcesz znać odpowiedzi na te pytania i wolisz się zajmować tylko leczeniem pacjentów, bo to jest coś co sprawia Ci najwięcej przyjemności?

Niezależnie od odpowiedzi – jest jedna rzecz, którą zalecam zrobić, żeby żyło Ci się lepiej. I prywatnie, i zawodowo. Usystematyzować procesy i upewnić się, że wszystko jest wykonywane tak, jak tego oczekujesz. Jak to zrobić? Usiąść (najlepiej z zespołem) i spisać powtarzane czynności w gabinecie.

Ale Arek, przecież każdy wie jak zrobić X i Y. Po co to zapisywać?

Powodów jest wiele, ale pochylę się nad najważniejszymi.

Przede wszystkim – standaryzacja procedur.

Będziesz mieć pewność, że każdy pacjent zostanie obsłużonyz taką samą – należytą – starannością. Począwszy od rozmów telefonicznych, po konsultacje, aż do właściwego leczenia. Każdy etap ścieżki pacjenta powinien być dokładnie opisany i usystematyzowany. Pamiętaj jednak, że dobre systemy to też szczęśliwi pacjenci. A szczęśliwi pacjenci to szczęśliwe gabinety.

Po drugie – uniknięcie popełniania tych samych błędów.

Jeśli jakaś niepożądana sytuacja miała miejsce, tozanotujcie jak ją rozwiązaliście. Zepsuł się wspomniany wcześniej ssak? Zapiszcie, co zrobić w takiej sytuacji. Z kim i pod jakim numerem się skontaktować. Co w sytuacji, gdy zepsuje się w trakcie wizyty itd. Może to wydawać się zabawne, ale **procesy – podobnie jak umowy – tworzymy na gorsze czasy.**Wtedy warto do nich zajrzeć i sprawdzić, jak najoptymalniej daną sprawę rozwiązać.

Po trzecie – nie każdy wie jak zrobić X i Y.

Nam wszystkim zbyt często wydaje się, że inni wiedzą to, co my. Że postrzegają świat w ten sam sposób. Ale wiesz co? **Nie postrzegają.**Przykład? Pies. Pomyśl o psie. Co widzisz w głowie, gdy czytasz to słowo? Bardziej małego pudla z kokardką na szyi, czy potężnego owczarka? Jaka jest szansa, że Twój wyobrażony pies będzie taki sam jak mój? Niewielka. I tutaj właśnie wchodzą procesy – całe na biało. One odzierają “świat” w gabinecie z zasłony domysłów, a wprowadzają pewne standardy i ścieżki postępowania.

Po czwarte – zespół Ci podziękuje.

Może nie każdy i nie od razu, ale z czasem**zrozumieją, że to z korzyścią dla wszystkich.**Bo procesy dają im poczucie bezpieczeństwa. Zespół wie też czego się od niego wymaga.

Jak zatem zacząć?

Zrób listę wszystkich czynności w Waszym gabinecie i udostępnij ją zespołowi. Potem będziecie przechodzić przez nie tydzień po tygodniu. Ostateczniezdecydowana większość z nich (a w szczególności te cykliczne) powinna być opisana.

Warto zadbać też o to, aby każdy czuł się za to odpowiedzialny. Za swoją małą część większej całości.

Należy jednak być elastycznym. Początkowe procesy mogą okazać się nieidealne. I bardzo dobrze. O to chodzi, żeby je udoskonalać w trakcie.

A jeżeli już trafi się Wam jakaś wpadka, to warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania:

Czy proces jest zrozumiały?

Czy osoby są przeszkolone?

Czy nie masz problemu z nastawieniem zespołu?

Każdą porażkę warto wykorzystać jako okazję do usprawniania swoich procesów.

Reasumując – dzięki usystematyzowaniu rzeczy w gabinecie zaczniesz lepiej żyć. Będziesz swobodniej wyjeżdżać na wakacje nie martwiąc się o gabinet. Wprowadzisz więcej spokoju i przewidywalności dla zespołu.

Dodatkowo – wszystko to może okazać się bardzo wartościowe, gdy będziesz chcieć, np. sprzedać swój gabinet, bo systemy będą wtedy taką wartością dodaną, która podniesie jego wartość.

To jak – planujesz zostać PRO w procesach? :))

Znajdziesz mnie również tutaj:

Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet

Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/