Pamiętasz swój ostatni lot? Najpierw nadajesz bagaż. Potem kontrola, transport do samolotu. Wylatujesz. Lądujesz. Odbierasz bagaż. A przyszło ci przez myśl, jak oni to robią na tym lotnisku, że twoje bagaże trafiają po pierwsze do właściwego samolotu, a potem odbiera się po przylocie w dokładnie wyznaczonym miejscu? Albo jak to jest, że na lotnisku bezpiecznie startuje ląduje kilkanaście samolotów jednocześnie? Zapewne nie zadziało by się to bez wieży kontroli lotów i setek przeszkolonych osób pełniących przeróżne funkcje na płycie lotniska. Jednocześnie, aby uniknąć wypadków, lotnisko korzysta z systemów i procesów.
Jak to wygląda u Ciebie?
I teraz pytanie do Ciebie. Dużo pracujesz jako lekarz? Czy nie masz czasu dla siebie pomiędzy pacjentami? A może w Twoim gabinecie słyszysz co chwilę? Gdzie jest to? Gdzie jest tamto? Jak się wkłada papier do drukarki? A może do kogo zadzwonić, jak się popsuje ssak? A może na ile dni rezerwować pacjentów jeżeli mamy prace protetyczne w trakcie do wykonania? Masz wrażenie, że co jakiś czas musisz ratować swój biznes? A może tak naprawdę chcesz się zajmować leczenie pacjentów, bo tak naprawdę to sprawiacie najwięcej przyjemności? Zatem musisz usystematyzować wszystko. Musisz się upewnić, że wszystko jest robione tak, jak chcesz. Według pewnych kroków, zachowań. I warto też wprowadzić podział ról. Oczywiście opis stanowiska pracy jak najbardziej, ale chodzi o taki nawyk pytania o te procesy. Czy mamy na to procedury? A jeżeli nie, no to trzeba to uzupełnić, trzeba to zrobić. Czy to w formie zdjęcia, czy jakiegoś manuala. Takiej instrukcji wydrukowanej. Nie ważne jak to będzie wyglądało. Warto natomiast potem szkolić zespół z tego wszystkiego. Regularnie przypominać. I oczywiście nowe osoby do tego wdrażać.
Jak tworzyć procesy?
Wracając do procesów. Jest kilka sposobów na to, ale dzisiaj chciałem Ci polecić ten, który usłyszałem od dr Rachel D Hall. The Cheeky Dentist z Australii. Najpierw musisz wyjaśnić swojemu zespołowi zalety tego systemu. Będziemy popełniać mniej błędów. Zredukujemy stres, czy obciążenie pracą. Będziemy też bardziej produktywni, a to dlatego, że nie będziemy popełniać cały czas tych samych błędów, czy nie będziemy sprawdzać cały czas tych samych rzeczy, czy dublować np. jakichś zamówień. Dobre systemy to też szczęśliwi pacjenci. A z kolei szczęśliwi pacjenci to szczęśliwe gabinety.
Procesy – rola zespołu
Następnie zacznijcie z zespołem od napisania jednego systemu/procesu per osoba. Ty również. Potem przejrzyjcie je razem. Niech każda osoba udostępni to, co przygotowała, czyli ten swój pierwszy proces. Tylko dotyczący jej stanowiska pracy. To jest ważne. I istotne jest też, żeby zespół mógł dać od razu taką informację zwrotną. Szczególnie jeżeli jakiś system jest nieprzejrzysty, niezrozumiały. Więc myślę, że razem z zespołem możecie zachęcić tą osobę, żeby napisała ten proces trochę, być może w jakiś inny sposób. No i na koniec pyk, macie początek swojego systemu, początek swojego manuala. Myślę, że też ważne jest, żeby zablokować jakieś powiedzmy pół godziny dla każdej osoby per tydzień w jej grafiku. I w ten sposób zespół będzie miał przestrzeń do tego, żeby zrobić to, na czym Ci zależy. I unikniesz też wymówek, że no ja sorry, nie przygotowałem nic, bo nie miałem czasu.
Co dalej?
Zrób listę wszystkich czynności, jakie mają miejsce w Waszym gabinecie i udostępnij to swojemu zespołowi. Potem będziecie przechodzić przez te czynności tydzień po tygodniu. Myślę, że warto zadbać też o to, aby wszyscy byli odpowiedzialni. Najlepiej niech każda osoba informuje się ile systemu wykonała w danym tygodniu. Myślę, że też prowadzenie tabeli wyników czy nagradzanie członków zespołu, którzy ukończyli większość systemów jest dobrym pomysłem. To może być coś prostego jak publiczne podziękowanie, czy też może jakieś bony upominkowe, jakaś nagroda. Myślę, że dzięki temu też dodasz trochę grywalizacji. A jeżeli w przyszłości trafi Wam się jakiś problem, jakaś wpadka, to warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania.
Trzy najważniejsz pytania
Po pierwsze. Czy system jest zrozumiały? Czy osoby są przeszkolone? No i czy nie masz czasami problemu z nastawieniem zespołu? Warto, uważam zmieniać takie porażki w okazję do usprawniania swoich procesów. Reasumując, dzięki tym procesom zaczniesz lepiej żyć. To znaczy swobodnie będziesz wyjeżdżać na wakacje nie martwiąc się o gabinet. No i też wprowadzisz więcej spokoju i przewidywalności dla zespołu. Dodatkowo wszystko to może okazać się bardzo wartościowe, gdy będziesz chcieć np. sprzedać swój gabinet, bo systemy będą wtedy taką wartością intelektualną, która podniesie wycenę gabinetu.
Znajdziesz mnie również tutaj:
Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet
Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/
Newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/
dodaj komentarz