Na początku jedno pytanie. No dobra – kilka pytań :))
Czy dużo pracujesz jako lekarz? Czy wszystko ustawiasz “na zakładkę”, czy jednak masz czas dla siebie pomiędzy pacjentami? Czy często słyszysz pytania w stylu: gdzie jest to? Gdzie jest tamto? Jak się wkłada papier do drukarki? Do kogo zadzwonić, jak się popsuje ssak? Na ile dni rezerwować pacjentów jeżeli mamy do wykonania jakieś prace protetyczne? Albo – czy masz wrażenie, że co jakiś czas musisz ratować swój biznes?
A może wcale nie chcesz znać odpowiedzi na te pytania i wolisz się zajmować tylko leczeniem pacjentów, bo to jest coś co sprawia Ci najwięcej przyjemności?
Niezależnie od odpowiedzi – jest jedna rzecz, którą zalecam zrobić, żeby żyło Ci się lepiej. I prywatnie, i zawodowo. Usystematyzować procesy i upewnić się, że wszystko jest wykonywane tak, jak tego oczekujesz. Jak to zrobić? Usiąść (najlepiej z zespołem) i spisać powtarzane czynności w gabinecie.
Ale Arek, przecież każdy wie jak zrobić X i Y. Po co to zapisywać?
Powodów jest wiele, ale pochylę się nad najważniejszymi.
Przede wszystkim – standaryzacja procedur.
Będziesz mieć pewność, że każdy pacjent zostanie obsłużony z taką samą – należytą – starannością. Począwszy od rozmów telefonicznych, po konsultacje, aż do właściwego leczenia. Każdy etap ścieżki pacjenta powinien być dokładnie opisany i usystematyzowany. Pamiętaj jednak, że dobre systemy to też szczęśliwi pacjenci. A szczęśliwi pacjenci to szczęśliwe gabinety.
Po drugie – uniknięcie popełniania tych samych błędów.
Jeśli jakaś niepożądana sytuacja miała miejsce, to zanotujcie jak ją rozwiązaliście. Zepsuł się wspomniany wcześniej ssak? Zapiszcie, co zrobić w takiej sytuacji. Z kim i pod jakim numerem się skontaktować. Co w sytuacji, gdy zepsuje się w trakcie wizyty itd. Może to wydawać się zabawne, ale procesy – podobnie jak umowy – tworzymy na gorsze czasy. Wtedy warto do nich zajrzeć i sprawdzić, jak najoptymalniej daną sprawę rozwiązać.
Po trzecie – nie każdy wie jak zrobić X i Y.
Nam wszystkim zbyt często wydaje się, że inni wiedzą to, co my. Że postrzegają świat w ten sam sposób. Ale wiesz co? Nie postrzegają. Przykład? Pies. Pomyśl o psie. Co widzisz w głowie, gdy czytasz to słowo? Bardziej małego pudla z kokardką na szyi, czy potężnego owczarka? Jaka jest szansa, że Twój wyobrażony pies będzie taki sam jak mój? Niewielka. I tutaj właśnie wchodzą procesy – całe na biało. One odzierają “świat” w gabinecie z zasłony domysłów, a wprowadzają pewne standardy i ścieżki postępowania.
Po czwarte – zespół Ci podziękuje.
Może nie każdy i nie od razu, ale z czasem zrozumieją, że to z korzyścią dla wszystkich. Bo procesy dają im poczucie bezpieczeństwa. Zespół wie też czego się od niego wymaga.
Jak zatem zacząć?
Zrób listę wszystkich czynności w Waszym gabinecie i udostępnij ją zespołowi. Potem będziecie przechodzić przez nie tydzień po tygodniu. Ostatecznie zdecydowana większość z nich (a w szczególności te cykliczne) powinna być opisana.
Warto zadbać też o to, aby każdy czuł się za to odpowiedzialny. Za swoją małą część większej całości.
Należy jednak być elastycznym. Początkowe procesy mogą okazać się nieidealne. I bardzo dobrze. O to chodzi, żeby je udoskonalać w trakcie.
A jeżeli już trafi się Wam jakaś wpadka, to warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania:
Czy proces jest zrozumiały?
Czy osoby są przeszkolone?
Czy nie masz problemu z nastawieniem zespołu?
Każdą porażkę warto wykorzystać jako okazję do usprawniania swoich procesów.
Reasumując – dzięki usystematyzowaniu rzeczy w gabinecie zaczniesz lepiej żyć. Będziesz swobodniej wyjeżdżać na wakacje nie martwiąc się o gabinet. Wprowadzisz więcej spokoju i przewidywalności dla zespołu.
Dodatkowo – wszystko to może okazać się bardzo wartościowe, gdy będziesz chcieć, np. sprzedać swój gabinet, bo systemy będą wtedy taką wartością dodaną, która podniesie jego wartość.
To jak – planujesz zostać PRO w procesach? :))
Znajdziesz mnie również tutaj:
Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet
Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/
Newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/
dodaj komentarz