Komunikacja – błędy, które popełniłem
Kiedy rozpoczynałem swoją przygodę z Dentim Clinic, zdałem sobie sprawę, że popełniliśmy kilka błędów. Odpowiedzialność ponoszę zarówno ja, jak i Wojtek, mój wspólnik. Głównym problemem był brak jasnej komunikacji w naszym zespole, nie określiliśmy precyzyjnie mojej roli i obowiązków. Wojtek nie podkreślił tego wystarczająco, nie przekazał wszystkich istotnych informacji. Również ja nie zdawałem sobie wówczas sprawy, jak ważne jest to zagadnienie. W rezultacie doszło do niepotrzebnych konfliktów, które mogły zostać uniknięte. Dzisiaj chciałbym poruszyć kwestię znaczenia skutecznej komunikacji w zespole oraz konsekwencji jej braku.
Wystarczy porozmawiać, czyli komunikacja w praktyce
Później dowiedziałem się, że otrzymałem nawet swój pseudonim – szara eminencja. Ludzie zauważali, jak pojawiam się i znikam. Kiedy jestem w gabinecie, spędzałem większość czasu w biurze z Wojtkiem. Widziałem że rozmyślają nad czymś. Ale nad czym konkretnie? Co jest moją rolą? Dlaczego tu jestem? Czy zamierzam dokonać jakichś zmian? Czy odbiorę im pracę? Teraz, z perspektywy czasu, śmieję się z tych obaw, ale wtedy niektóre osoby nie miały powodów do śmiechu. Na przykład Aneta, nasza nowo mianowana menadżerka w Dentim Clinic, obawiała się o swoje stanowisko. Dowiedziałem się później, że miała uzasadnione obawy. Oczywiście, nie były to moje zamiary ani nie miałem takiej chęci. To nie były moje plany. Jednak ludzie zaczęli snuć domysły i rozpowszechniać niepotrzebne plotki. To właśnie spowodowało konflikty i niepokoje. Ale jak się później okazało, wystarczyło normalnie i uczciwie porozmawiać z tymi osobami.
Spotkania zespołu
Kolejną istotną kwestią, którą wprowadziliśmy zbyt późno, były spotkania całego zespołu. Kiedy byliśmy jeszcze niewielką grupą, regularnie gromadziliśmy się razem, aby omówić plany, przyszłe wyzwania i ewentualne zmiany, które mieliśmy wprowadzić. Utworzyliśmy również grupę na Messengerze, gdzie mogliśmy wymieniać swoje przemyślenia i umawiać się na kolejne spotkania. W miarę rozrostu zespołu zaczęliśmy tworzyć mniejsze grupy. Lekarze, rejestratorki i asystentki spotykali się osobno, aby dyskutować o wszelkich zmianach, wdrażaniu nowych procedur lub przyjęciu nowych osób do zespołu. Jeśli lekarze wracali ze szkolenia i mieli pomysł na wprowadzenie nowej procedury, to takie spotkania były właśnie odpowiednim miejscem na takie omówienia. Gdy liczba naszych pracowników przekroczyła 50, a oddziały się rozrosły, musieliśmy podzielić się na jeszcze mniejsze grupy, ponieważ coraz trudniej było znaleźć dogodny termin dla każdej osoby. Wtedy pojawiła się idea liderów w każdej grupie zawodowej, takich jak kierowniczka recepcji, kierowniczka asystentek, przedstawiciel lekarzy czy szefowa opiekunów. Kluczowy zespół kierowniczy, składający się z tych liderów, regularnie się spotykał w mniejszych grupach. Następnie przekazywaliśmy ustalenia z tych spotkań do naszych indywidualnych zespołów.
Podsumowanie spotkania
Na zakończenie tych spotkań z kluczowym zespołem zawsze sporządzałem notatki, które stanowiły podsumowanie. Następnie wysyłałem je mailem do wszystkich pracowników. Takie wiadomości zawierały aktualizacje, ustalenia oraz plany, które mieliśmy przed sobą. Dodatkowo, oprócz wysyłki mailowej, drukowałem te notatki i umieszczałem je na tablicy ogłoszeń w pomieszczeniu socjalnym, aby osoby, które nie korzystają na co dzień z poczty elektronicznej, nie zostały pominięte. Jednak spotkania całego zespołu organizowaliśmy bardzo rzadko z powodu dużej liczby pracowników, przekraczającej 80 osób. Trudno było znaleźć dogodny termin, który pasowałby wszystkim. Dlatego spotykaliśmy się tylko przy naprawdę istotnych ogłoszeniach.
Zapisz się TUTAJ na nasz darmowy newsletter i poznaj sprawdzone wskazówki o tym jak zapełniać kalendarze, pozyskując i utrzymując pacjentów, jak rekrutować, delegować i zarządzać zespołem, jak ustalać rentowny cennik i budować dochodową praktykę. [LINK DO ZAPISU]
Prawidłowa komunikacja przynosi liczne korzyści. Jeśli będziesz ją stosować w odpowiedni sposób, tak jak ja polecam lub nawet rozwiniesz ją bardziej, zespół będzie to bardzo doceniał. Będą czuli się zauważeni i zadbani. Co ważne, podczas tych spotkań często dyskutowaliśmy z zespołem i braliśmy pod uwagę ich opinie i pomysły. Część decyzji podejmowaliśmy razem z nimi, co sprawiało, że zespół czuł się zaangażowany. Byli na bieżąco informowani o tym, co się dzieje. Dostawali aktualizacje, a nasze wyzwania i plany były dla nich jasno przedstawione.
Poranne odprawy personelu
Kończąc już, pomyślałem sobie, że gdybym dzisiaj zakładał nowy gabinet, to z pewnością codziennie rano postarałbym się zorganizować tzw. odprawy, czyli „morning huddle”, o których wspominała m.in. Danusia Borczyk w podcaście „Wartościowy Gabinet”. Taka poranna odprawa ma na celu omówienie listy pacjentów na dany dzień, sprawdzenie dostępności niezbędnych materiałów do przyjęcia ich oraz ewentualnych prac protetycznych. Dodatkowo, możemy porozmawiać o tym, co wydarzyło się poprzedniego dnia pod koniec pracy, jeśli pojawiły się jakieś wyzwania lub problemy, które trzeba rozwiązać od razu rano. Poranna odprawa może również służyć dyskusji na temat planów na przyszłość. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w których czegoś nam brakuje, a lekarze czy rejestratorki zostają zaskoczeni nagłą zmianą. Uważam również, że poprawna komunikacja to nie tylko istotny element współpracy w zespole, ale również ważny aspekt w relacjach z pacjentami, podwykonawcami i dostawcami. Zadbaj więc o tę komunikację. Zorganizuj ją w formie procesu, upewnij się, że wszyscy wiedzą, co, kiedy i komu mają przekazać, aby uniknąć nieporozumień.
Poprawna komunikacja jest kluczowa.
Pamiętaj, że informacje o nowych filmach dostaje każdy subskrybent kanału na You Tube: / @wartosciowygabinet
dodaj komentarz