Finanse, Vlogi, Zarządzanie, Zespół

Przestań TRACIĆ PIENIĄDZE w GABINECIE!

4 czerwca 2023

36 wyświetleń

4 min. czytania

dodaj komentarz Obejrzyj później Tryb kinowy

Przestań tracić pieniądze w gabinecie!

Ostatnio przeprowadziłem kilka rozmów z lekarzami, którzy podzielili się swoimi przemyśleniami na temat zarządzania finansami w gabinecie. Zauważyłem, że istnieją dwa różne światy, na które się dzielą.

Pierwszy to świat osób, które wydają ogromne sumy pieniędzy, zarówno na początku inwestycji, jak i w trakcie codziennego funkcjonowania gabinetu. Drugi to świat tych, którzy ograniczają się do niezbędnego minimum.

Jak zatem znaleźć złoty środek?

Jeśli chodzi o przeinwestowanie, główne czynniki, które wpływają na negatywne przepływy finansowe, to zakup i utrzymanie sprzętu, inwestycje początkowe oraz koszty związane z bieżącym funkcjonowaniem gabinetu.

Możemy to ogólnie nazwać aspektem „sprzętowym”. Drugim czynnikiem jest wynagrodzenie personelu, które stanowi największą część kosztów prowadzenia gabinetu.

Ważne jest znalezienie odpowiedniej równowagi pomiędzy inwestycjami a koniecznymi wydatkami, aby zapewnić efektywne zarządzanie finansami gabinetu.

Otwarcie gabinetu

Otwieranie gabinetu to moment, w którym łatwo można przeholować inwestycje. Koszty związane z dostosowaniem lokalu do wymogów medycznych, remontem, zakupem mebli i sprzętu medycznego mogą być ogromne.

Na początku, gdy dopiero zaczynamy i nie mamy jeszcze stałej bazy pacjentów, istnieje ryzyko, że przystosowanie całego gabinetu do pełnego funkcjonowania może okazać się nieopłacalne.

Zamiast tego, rozważ sensowne podzielenie dużego lokalu na odpowiednie pomieszczenia i wyposażenie tylko jednego lub dwóch gabinetów w pełne stanowiska pracy.

Pozostałe pomieszczenia można uruchomić stopniowo w miarę napływu nowych pacjentów w przyszłości, na przykład po kilku miesiącach lub latach.

Ważne jest osiągnięcie równowagi między inwestycjami a realnymi potrzebami, aby uniknąć nadmiernego wydawania pieniędzy na początku.

Prowadzenie gabinetu

Drugą okazją do przeinwestowania gabinetu jest moment prowadzenia działalności. Czasami podejmujemy nieprzemyślane zakupy, nabywając niepotrzebny sprzęt.

Może to wynikać z kupowania urządzeń, których nikt później nie używa. Na przykład, zakupujemy skanery wewnątrzustne, podczas gdy protetycy w gabinecie wciąż preferują tradycyjne metody pracy z łyżkami i masami wyciskowymi. W rezultacie taki skaner gromadzi kurz, a jeżeli ktokolwiek z niego korzysta to zapewne raz na ruski rok.

Dodatkowo, często odczuwamy presję ze strony branży i środowiska. Moda na cyfrową stomatologię sprawia, że wszyscy kupują te skanery.

W efekcie dochodzi do przekonania: „A co mi tam! Ja też kupię.” Chociaż niekoniecznie potrafię go obsługiwać i może nawet nie chcę z niego korzystać. Kupuję go tylko dlatego, że wszyscy inni mają. To kolejny nieprzemyślany zakup, który nie przynosi zwrotu z inwestycji.

Inaczej jest, gdy kupujesz skaner i faktycznie korzystasz z niego praktycznie codziennie. Jeśli kilka osób używa go na zmianę, a skaner jest w ciągłym użyciu, to jego posiadanie jest uzasadnione, ponieważ zwraca się w codziennym użytkowaniu.

Ważne jest rozważenie potrzeb i korzyści, jakie dany sprzęt przyniesie w długoterminowej perspektywie, aby uniknąć niepotrzebnych i nieopłacalnych zakupów. Inwestowanie w rozwój gabinetu powinno być strategiczne i przemyślane, z uwzględnieniem realnych potrzeb i opłacalności.

Zapisz się TUTAJ na nasz darmowy newsletter i poznaj sprawdzone wskazówki o tym jak zapełniać kalendarze, pozyskując i utrzymując pacjentów, jak rekrutować, delegować i zarządzać zespołem, jak ustalać rentowny cennik i budować dochodową praktykę. [LINK DO ZAPISU]

Wynagrodzenia

Innym, osobnym aspektem, który może prowadzić do niepotrzebnego marnotrawstwa finansowego w gabinecie, jest kwestia wynagrodzeń.

Oczywiście, wszyscy zgadzamy się, że odpowiednie wynagrodzenia dla zespołu są istotne. Bez zespołu nie możemy skutecznie prowadzić gabinetu. Mowa nie tylko o lekarzach. Potrzebujemy również asystentek, higienistek, rejestratorek, a czasem nawet opiekunów pacjentów czy kierowników.

Jednakże, biorąc pod uwagę, że wynagrodzenia stanowią znaczący element kosztów, musimy zastanowić się, czy wszyscy pracownicy są rzeczywiście niezbędni.

Często zauważam, że w gabinetach jest zbyt dużo personelu w stosunku do liczby foteli czy liczby pacjentów. Może to się zdarzyć, gdy próbujemy zbyt szybko rozwinąć działalność i zatrudniamy kolejne osoby lub nieefektywnie przydzielamy obowiązki w naszym zespole. W pewnym momencie może się okazać, że mamy zbyt dużo pracowników na określone stanowiska.

Ważne jest przemyślane zarządzanie zespołem i odpowiednie rozplanowanie obowiązków, aby uniknąć nadmiaru personelu, który nie przyczynia się do efektywności pracy gabinetu. Odpowiednia optymalizacja zatrudnienia może przynieść oszczędności finansowe, zachowując jednocześnie wysoką jakość obsługi pacjentów.

Twarde liczby

Zarządzanie dostępnymi godzinami i zapełnianie grafików kolejnymi lekarzami to następny powiązany temat. Czasami może się zdarzyć, że dodawanie nowych godzin pracy, poszukiwanie kolejnych lekarzy i zatrudnianie dodatkowego personelu, jak asystentek, nie jest w pełni uzasadnione.

Liczba godzin, które lekarz wykonuje lub przeprowadzane przez niego zabiegi, może nie przynosić żadnych dodatkowych korzyści finansowych, a w najlepszym przypadku zrównoważyć koszty. Istnieje nawet ryzyko, że właściciel gabinetu możemy dokładać do interesu!

Wiele razy byłem świadkiem twardych danych, które pokazywały, że gdyby właściciel zredukował liczbę „nieefektywnie” zatrudnionych lekarzy, to rentowność gabinetu, czyli to, co pozostaje po odjęciu kosztów, (takich jak wynagrodzenie lekarza czy koszty stałe gabinetu m.in. prąd czy wynagrodzenie zespołu), mogłaby się okazać większa – czasami DUŻO większa!

Dlatego istotne jest przemyślane podejście do zarządzania godzinami pracy i dokładne analizowanie, czy zatrudnienie kolejnych lekarzy przyniesie rzeczywiste korzyści finansowe. Konieczne jest zrównoważenie liczby lekarzy i dostępnych godzin pracy, tak aby utrzymać odpowiednią efektywność i opłacalność gabinetu.

Podsumowanie

Podsumowując, często możemy się znaleźć w sytuacji, gdzie mamy więcej pracy i większy zespół, a mimo to niewiele więcej zostaje nam na koniec, gdy spojrzymy na ogólną opłacalność gabinetu. To, co nazywają „bottom line”, czyli to, co pozostaje po odjęciu kosztów, nie zawsze rośnie proporcjonalnie do wzrostu działalności.