Niedawno zostałem zapytany o sposoby rozliczania stomatologów. Modeli jest kilka i jak się już domyślasz , zwykły procent od obrotu nie jest najlepszym rozwiązaniem.
Pisząc „najlepszym”, mam na myśli korzystnym dla obu stron, czyli zarówno stomatologa, jak i właściciela gabinetu.
Dlaczego?
Ponieważ w dłuższym okresie czasu drenuje on zasoby praktyki, która przestaje się rozwijać i inwestować. Przestaje być konkurencyjna na tle innych gabinetów.
Skutkiem tego będzie:
- mniejsza liczba pacjentów,
- szukanie oszczędności i cięcie kosztów,
- kupowanie najtańszych materiałów i zamienników,
- redukcja zatrudnienia personelu średniego,
- konieczność pracy bez asysty/rejestracji.
W konsekwencji dojdzie do rosnącej frustracji zatrudnionych stomatologów, a tym samym chęć zmiany gabinetu.
A potem?
To samo. Cykl się będzie powtarzał …
Czy jest alternatywa?
Dzisiaj opiszę jeden model, który opracowaliśmy samodzielnie i stosowaliśmy z pozytywnym rezultatem w naszych gabinetach.
Niejako hybryda, bo bazuje na rozliczeniu procentowym, jednocześnie uwzględnia koszty zmienne danej procedury.
Jest to rozwiązanie, które wymaga zaangażowania czasowego i organizacyjnego. Nie jest łatwe do wdrożenia. Natomiast daje dużo lepsze rezultaty dla obu stron.
W dużym skrócie – zanim wyliczymy wynagrodzenie lekarza, to najpierw odejmujemy wszystkie te koszty, które powstają podczas zabiegu pacjenta (czyli materiały stomatologiczne, laboratorium protetyczne).
Na przykład, w danym miesiącu:
- suma obrotów danego lekarza = 100 tys. zł
- suma materiałów użytych przez tego lekarza = 8 tys. zł
- suma zleceń protetycznych tego lekarza = 12 tys. zł
- podstawa do wyliczenia wynagrodzenia = 80 tys. zł
- uzgodniony procent lekarza 35% = 28 tys. zł
Jak widzisz, dopiero z tych 80 tys. zł obliczamy procentowe wynagrodzenie lekarza (35%), które w tym przypadku wyniesie 28 tys. zł.
W tym rozliczeniu nie ujmujemy kosztów stałych gabinetu (takich jak wynajem lokalu czy wynagrodzenie personelu średniego).
Nie jest to zatem model doskonały, niemniej jednak pomaga w znaczący sposób kontrolować elementy, na które zasadniczy wpływ ma stomatolog!
O ile koszty prac technika stomatologicznego są łatwe do wskazania, bo przychodzą co miesiąc z podziałem na pacjentów i lekarzy, to zapytasz zapewne:
Jak obliczyć koszty zużywanych materiałów stomatologicznych?
W najprostszej formie potrzebujecie trzech rzeczy:
- magazyn centralny (nieduże pomieszczenie, gdzie lądują wszystkie dostawy),
- indywidualne asystory dla każdego ze stomatologów (najlepiej jezdne),
- prosty arkusz kalkulacyjny w Excel’u.
Na początku, musisz „zatowarować” każdy asystor do pełna. Tak jak do tej pory z jedną różnicą – notujesz w arkuszu wszystko, co do tego asystora zostało włożone. Za ten pierwszy asystor stomatolog nic nie płaci.
Każdy lekarz będzie miał inne materiały w swoim asystorze. Protetyk będzie miał inny „wsad” niż endodonta, a jeszcze inny implantolog czy ortodonta.
Wraz z upływem czasu będą ubywały materiały w asystorze. Aby go uzupełnić, należy pobrać nowe opakowanie danego materiału z magazynu centralnego i zanotować to w arkuszu Excel.
Zaznaczę też, że są pewne materiały „wspólne”, których nie liczymy per lekarz. Tym samym nie wchodzą one w asystor stomatologa. Są to na przykład waciki, rękawiczki, maseczki.
Jak widzisz, nie jest to bardzo skomplikowane, ponieważ nie obliczamy zużycia materiałów do danej procedury, lecz uwzględniamy je w ujęciu miesięcznym dla wszystkich procedur.
Zapewne znajdzie się ktoś, kto powie, że nie jest to doskonałe rozwiązanie. Oczywiście, że nie jest! Nie liczymy każdej zużytej objętości bondu czy wytrawiacza 😉
Skupiamy się na wydanych opakowaniach. Niektóre opakowania mogą wystarczyć danemu lekarzowi na kilka miesięcy. Będą okresy, w których lekarz nie uzupełni asystora o nic nowego. Jego koszty materiałów wyniosą wtedy 0 zł.
O czym warto jeszcze pamiętać, aby to dobrze funkcjonowało?
Potrzebujesz zmotywowane asystentki. Bowiem to one będą prowadziły arkusz kalkulacyjny i to one będą odpowiedzialne za przepływ materiałów pomiędzy magazynem centralnym, a asystorami lekarzy.
Od ich skrupulatności zależy powodzenie tego modelu.
Aby robiły to chętnie i sumiennie, warto wprowadzić system premiowy, w oparciu o inwentaryzację magazynu.
Rekomenduję ustalić tutaj dwie rzeczy:
- maksymalne dopuszczalne straty magazynowe (np. 500 zł / kwartał),
- pulę pieniędzy dla całego zespołu asystentek (np. 2000 zł na kwartał).
Straty magazynowe będą się zdarzały. Jesteśmy tylko ludźmi i czasem coś może się rozbić. Nie zakładaj 0 zł :))
Jeżeli ewentualne straty magazynowe będą niższe niż założone, to wtedy pula premii zostanie rozdzielona pomiędzy wszystkie pracujące asystentki. W przeciwnym wypadku premii nie będzie w ogóle.
Ten element jest najbardziej czasochłonny z całej układanki. Jednocześnie dodatkowe koszty z tym związane (np. czas pracy osoby liczącej materiały) zwrócą Ci się już w pierwszym okresie.
Zobaczysz też, jak bardzo spadną koszty zużywanych materiałów. Wszystko dlatego, że każdy lekarz będzie teraz patrzył „ze swojej perspektywy”. Nie chodzi tutaj o „oszczędzanie” na pacjentach. Chodzi bardziej o świadome myślenie i unikanie marnotrawstwa. O kradzieżach nie wspomnę …
Im więcej zmarnuję, tym mniej zarobię na koniec miesiąca.
Oprócz tego, że właściciel gabinetu zobaczy mniejsze wydatki na materiały każdego miesiąca, to dzięki temu modelowi zyskacie dodatkowe korzyści:
- wzrośnie autorytet asystentki, które są często niedoceniane w gabinetach stomatologicznych i przestaną być tylko „paniami od sprzątania lub podawania narzędzi”,
- uczciwi stomatolodzy, którym non stop coś „znika” z asystorów wreszcie będą mieli spokój i pewność, że jak przyjdę kolejnego dnia do pracy, to zastaną w nim to, co zostawili.
Dlaczego?
Ponieważ w tym modelu lekarz nie chodzi do magazynu centralnego samodzielnie! Każdy lekarz musi poprosić o to asystentkę lub doświadczona asystentka zrobi to samodzielnie w odpowiednim momencie.
Ponieważ asystentki są premiowane za stany magazynowe, będą też „pilnowały” tych nieuczciwych lekarzy, którzy pobierają materiały innym.
Asystentki będą skrupulatnie notowały przesunięcia materiałów w arkuszu kalkulacyjnym. Dzięki temu nie musisz marnować czasu na samodzielne liczenie i regularne inwentaryzacje.
Oczywiście zgodnie z zasadą „ufaj, ale kontroluj” warto raz na jakiś czas zweryfikować wybrane pozycje materiałowe z arkusza. Pokażesz zespołowi, że zależy Ci na trafności wpisywanych tam liczb i traktujesz to poważnie.
W przypadku nieprawidłowości możesz zastrzec wstrzymanie premii wynikowej asystentek.
To tyle tym razem.
Tymczasem, daj znać proszę co sądzisz o tym co napisałem dzisiaj. Być może stosujesz podobne rozwiązanie? Jakie masz doświadczenia?
Miłego dnia!
Arek „Magazynowy” Buziewicz
Znajdziesz mnie również tutaj:
Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet
Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/
Newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/
dodaj komentarz