Jak doszacować ceny Twoich zabiegów?

Dzisiaj opiszę, na czym polega system kwotowy. I jak doszacować ceny w Twoim gabinecie:))

Znasz już mnie na tyle, żeby wiedzieć, że nie jestem zwolennikiem typowego rozliczenia procentowego. Nie jest ono rozwiązaniem korzystnym dla obu stron, czyli stomatologa i właściciela gabinetu.

Dlaczego?

Ponieważ, jak opisywałem poprzednio, w dłuższym okresie rozliczanie procentowe drenuje zasoby praktyki, która przestaje się rozwijać oraz inwestować. Przestaje być konkurencyjna na tle innych gabinetów.

Zaczyna ubywać pacjentów. W konsekwencji rośnie frustracja zatrudnionych stomatologów, a tym samym chęć zmiany gabinetu.

Czy można wymyślić coś lepszego?

Ofkors :)) Dzisiaj opiszę alternatywny model, który z powodzeniem wprowadziliśmy w jednym z naszych oddziałów Dentim Clinic.

Zabieraliśmy się do tego dłuższy czas, rozważając wszystkie za i przeciw. Po tym, jak zdecydowaliśmy się na to rozwiązanie, przygotowanie do wdrożenia trwało jeszcze dłużej.

A trwało długo, ponieważ system ten jest oparty o koszty prowadzenia działalności. Wszystkie koszty. Zarówno stałe, jak i zmienne. Trzeba to wszystko policzyć.

Nie czarujmy się. Zajmie to trochę czasu :))

Od razu rekomendacja – jeżeli rozważasz podobny model, nie rób tego samodzielnie! Poproś o pomoc kogoś z gabinetu, kto dostarczy Ci odpowiednie liczby z księgowości, kadr. Kogoś, kto będzie wsparciem przy szacowaniu kosztów procedur medycznych.

Nie musisz wiedzieć wszystkiego, ale lepiej opierać się na twardych liczbach niż zgadywać. W przeciwnym razie ten model nie przyniesie oczekiwanego rezultatu.

Jeżeli miałbym otwierać nowy gabinet dzisiaj, nie wahałbym się ani minutę! Wprowadziłbym ten system od początku działalności.

Jest jeszcze jeden ważny powód, dla którego warto wdrożyć ten model rozliczeń. Otóż:

Pozwoli Wam lepiej oszacować ceny zabiegów!

Wprowadzając taki model rozliczeń, masz pewność, że ceny są rentowne. Osadzone w Waszych realiach, przy waszych cenach nabycia materiałów, cenach lokalu, jaki wynajmujecie czy wynagrodzeniu Waszego zespołu średniego

Nie będziecie już zgadywać ile brać za ten czy inny zabieg.

Może popatrzymy, ile kasuje konkurencja? Tylko nie za dużo, bo nie przyjdą do nas pacjenci! Za mało też nie, bo nie chcemy być najtańsi 😉

Takie podejście (typowe dla naszej branży) prowadzi do tego, że większość gabinetów jest nierentowna. A to dlatego, że „wymyślone” ceny zabiegów nie są powiązane z faktycznymi kosztami prowadzenia tego konkretnego gabinetu!

Na czym polega to ustrojstwo?

W skrócie – ustalamy cenę zabiegu na podstawie tego, ile kosztuje nas jego przeprowadzenie. Tym samym kluczowymi składnikami będą 3 elementy:

• koszty zmienne danej procedury (materiały, labor, wynagrodzenie lekarza)
• czas trwania danej procedury (wystarczy w zaokrągleniu do 15 minut)
• koszty stałe całego gabinetu (najlepiej wyrażone w złotówkach na godzinę)

Mając te trzy składniki wiemy dokładnie, ile powinna wynosić cena danej procedury. Taką też ustalamy w cenniku dla pacjentów.

O ile pierwsze dwa punkty mogą być dla Ciebie oczywiste, o tyle trzeci element jest raczej zagadką.

Ale po kolei!

Zacznijmy od przygotowania prostej tabeli w Excelu, która będzie zawierała tyle wierszy, ile pozycji jest w Waszym obecnym cenniku. W kolejnych kolumnach będziemy notowali wspomniane wyżej koszty zmienne, czas procedury oraz koszty stałe gabinetu.

Jak wyliczyć koszty zmienne danej procedury?

Sposoby są dwa. Albo gromadzisz dane historyczne (powiedzmy za ostatnie 12 miesięcy) z faktur zakupowych i porządkujesz je według wykonywanych procedur. Albo gromadzisz dane na bieżąco (powiedzmy z najbliższego miesiąca), notując zużycie przy każdej wizycie.

Pierwsze rozwiązanie jest MEGA czasochłonne, ale z drugiej strony dokładniejsze. Wymaga też pomocy ze strony biura księgowego, które powinno wcześniej otrzymać od Ciebie instrukcje jak zapisywać i grupować poszczególne koszty zakupowe.

Drugie rozwiązanie jest łatwiejsze, ale i mniej precyzyjne. Jednocześnie właśnie to opiszę poniżej.

Zacznij od jednego działu np. implantologii albo chirurgii na początek. Żeby się nie zniechęcić :))

Zamknij jeden dział i potem przejdź do kolejnego. Opracujesz schemat działania, który będzie łatwo powielić.

Potrzebujesz do tego zaufanej asystentki, która pracuje z Wami już od lat i zajmuje się zamówieniami materiałów w hurtowniach.

Jeżeli nadal osobiście zamawiasz i rozliczasz materiały, wydeleguj to natychmiast! Bardzo szybko mi podziękujesz, jak zobaczysz, ile cennego czasu zaoszczędzisz :))

Zaczynasz od przygotowania kartki papieru, na której asystentka będzie notowała zużycie materiałów do każdej procedury podczas wizyty. Na koniec dnia należy wprowadzić dane z kilkunastu kartek do tabeli, grupując je według zabiegów. Po kilku tygodniach masz już uśrednione wyniki per procedura.

Przy okazji na tych samych kartkach możecie notować również czas wykonania procedury. Będzie to pomocne przy obliczaniu kosztów stałych gabinetu.

Oprócz zużycia materiałów należy przyporządkować też ewentualne koszty laboratorium protetycznego.

Ostatni element, czyli wynagrodzenie stomatologa na razie zostawiamy. Wyliczymy je „wstecznie”, znając pozostałe koszty w tabeli.

Jak ustalić koszty stałe gabinetu?

Do tego potrzebujesz ogólne informacje od księgowej. Mogą to być dane za ostatni miesiąc – idealnie za dłuższy okres i następnie uśrednione per miesiąc.

Poszukujesz wszystkich pozostałych kosztów niewymienionych wyżej. Będą to między innymi koszty najmu lokalu, ogrzewania, prądu. To również wynagrodzenia personelu średniego wraz z ZUSami i PITami. Będą to również koszty podwykonawców, serwisantów, prawników, księgowych. Będą to również koszty pozyskiwania pacjentów, kwiatów w gabinecie, materiałów reklamowych czy kampanii na Facebooku.

Wszystko to, co nie jest bezpośrednio przypisane do danej procedury. Innymi słowy, wszystkie te koszty, które gabinet musi ponieść niezależnie, czy w danym dniu przyjdą pacjenci, czy nie.

Ktoś może mi zarzucić, że nie rozdzielam inwestycji, amortyzacji, albo że wrzucam koszty asystentek do jednego worka z pozostałym personelem.

Zdaję sobie sprawę z pewnego uproszczenia, ale robię to celowo, żeby ułatwić Ci wdrożenie kwotowego systemu rozliczeń.

Mając już zgromadzone koszty stałe za pewien okres (idealnie dłuższy np. za ostatnie 6 miesięcy), podziel je przez ilość PRZEPRACOWANYCH godzin w analogicznym okresie.

Jest to kluczowe, aby liczyć faktycznie przepracowane godziny fotela, a nie wszystkie dostępne w kalendarzu.

Innymi słowy, jeżeli gabinet posiada 3 fotele i jest otwarty od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 20:00, to dostępna liczba godzin wynosi 180 tygodniowo (12 godzin x 5 dni w tygodniu x 3 fotele).

Jednocześnie w tym samym gabinecie pacjenci przyjmowani byli przez kilka godzin dziennie. Raz 8, raz 5, raz 6 godzin dziennie. Na każdym fotelu inaczej. Sumując te godziny okazać się może, że faktyczny czas pracy foteli to 110 godzin tygodniowo.

To właśnie drugą liczbę przyjmujemy do obliczeń kosztów stałych gabinetu!

Zakładając, że miesięczne koszty stałe wyniosły 65 tys. zł, a faktyczny czas pracy gabinetu 500 godzin, to średni koszt pracy fotela wyniesie 130 zł / godzinę.

Co z tymi stawkami?

Posiadając omawiane dane, wracamy do naszej głównej tabeli z wszystkimi procedurami. Obok kosztów zmiennych, wpisujemy czas jej realizacji oraz wynikający z tego koszt stały (jako proporcja).

Przykładowo, jeżeli nasz koszt pracy fotela wynosi 130 zł / godzinę, a dana procedura wykonywana jest średnio w 1,5 godziny, to koszt stały przypisany do tej procedury wyniesie 195 zł.

Teraz posiadasz wszystkie liczby, niezbędne do obliczenia cen poszczególnych procedur :))

Jedyny brakujący element to kwota za dany zabieg dla lekarza. W tym celu potrzebujesz prostej formuły w Excelu. Formuła ta powinna zsumować wszystkie koszty, a następnie odjąć je od zakładanej ceny (na początku zabawy z tabelą może to być Wasza aktualna cena zabiegu).

Powstała tak różnica powinna być teraz podzielona po równo, pomiędzy lekarza i właściciela. Liczby te reprezentują właśnie kwoty per procedura.

Warto nadmienić, że kwota dla stomatologa powinna być większa lub równa temu, co aktualnie zarabia przy tradycyjnym systemie procentowym.

W związku z tym, jeżeli z omawianego wyżej podziału 50/50 wynika „strata” dla lekarza, to należy zmienić ceny dla pacjenta.

Może się okazać, że aby procedura była rentowna dla gabinetu i jednocześnie zachowała ekwiwalent za ten zabieg dla stomatologa (wg dotychczasowego rozliczenia procentowego), to ceny dla pacjenta muszą wzrosnąć.

Możesz zatem zmieniać cenę zabiegu w tabeli głównej i sprawdzać jak wpływa na stawki dla lekarza. Musisz trochę pobawić się tymi liczbami!

Szybko zobaczysz, które zabiegi dotychczas były wycenione rentownie, a które nie :))

Co na tym zyskasz?

Wdrażając taki system rozliczeń macie pewność, że gabinet będzie na siebie zarabiał. Tym samym będą zasoby, aby się rozwijać, inwestować. Zatrudniać najlepszy personel średni.

Gabinet Wasz będzie wtedy bardziej konkurencyjny na tle innych gabinetów. Będziecie przyciągać więcej „idealnych” pacjentów, z którymi lubicie pracować :))

Patrząc na to z drugiej strony, poniekąd dzielicie się zyskiem gabinetu!

Każda ze stron zyskuje. I lekarz, i właściciel. Klasyczny WIN-WIN!

Mam nadzieję, że przynajmniej zainteresowałem Cię alternatywnym modelem rozliczeń. Będę mega szczęśliwy, jeżeli rozważycie to w Waszym gabinecie. Im więcej gabinetów zacznie tak pracować, tym szybciej uzdrowimy sytuację w polskiej stomatologii!

Nawet jeżeli nie mielibyście wdrożyć takiego systemu rozliczeń w Waszym gabinecie, to ćwiczenie jest warte wysiłku. Pomoże Wam bowiem doszacować ceny zabiegów!

Tymczasem, życzę owocnego dnia i do zobaczenia za tydzień :))

Arek „Kwotowy” Buziewicz

Znajdziesz mnie również tutaj:

Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet

Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/

Newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/