Odkąd pamiętam poszukiwałem idealnego systemu wynagrodzeń zespołu. W końcu znalazłem:)) Co ciekawe działa również poza gabinetem stomatologicznym. Niezależenie od branży!
Jednocześnie w dzisiejszym artykule chcę się skupić na rejestratorach, asystentkach, managerach, opiekunach pacjenta.
Podstawowy zakres obowiązków
Zasadnicze wynagrodzenie (tzw. podstawa) powinno wynikać z zakresu obowiązków wymienionych w umowie.
Jeżeli widzę zaangażowanie w tych obowiązkach; jeżeli pracownik wykonuje je szybciej, sprawniej, lepiej; jeżeli pomaga mi usprawniać to stanowisko lub wdrażać nową osobę, wtedy ja chętnie sam podniosę podstawę!
Dzięki temu unikam również “wędrówek ludów” po podwyżki. Przy pierwszym razie pracownik jest zaskoczony, ale potem już wie, że ja sam chętnie zaoferuję podwyżkę podstawy. Nie muszą się o to upominać.
Jeżeli jednak kogoś pominę w ferworze walki, wyjdzie to na jaw podczas rozmów okresowych. Wtedy jest też okazja do wysłuchania opinii na temat miejsca pracy i rozwoju każdej osoby.
Dzięki takiemu układowi zespół wie, że nie ma podwyżek za wysłużone lata w pracy. Nic mi z tego jeżeli ktoś pracuje 10 lat, ale przez ten okres nie poprawił swojego warsztatu pracy (podstawowych obowiązków). Jeżeli przez ten czas nie pokazał mi, że chce się angażować w poprawę tego miejsca pracy – poniekąd swojego przecież 😉
Jeżeli ktoś przychodzi do pracy tylko odbębnić co musi, odbić się kartą jak na zakładzie, potem trzasnąć drzwiami i iść domu czekają na koniec miesiąca i przelew, to ja nie widzę argumentów do podwyżki wynagrodzenia podstawowego.
Podstawa + premia
Co kluczowe to premia powinna być wynikowa, a nie uznaniowa. Wynikowa ma mnóstwo korzyści – jest transparentna, zero-jedynkowa, wymierna. Uznaniowa natomiast zostawia pole do nadużyć, subiektywnej oceny i niezadowolenia zespołu.
Przez to właśnie premie wynikowe są sprawiedliwe. Każdy członek zespołu wie od początku jak skonstruowany jest ten system. Wie co musi zrobić, aby uzyskać więcej.
Z tego powodu poniżej przedstawiam trzy konkretne rodzaje premii. Dwie pierwsze powinny być skorelowane indywidualnie z każdą osobą w zespole. Trzecia natomiast jest dla całego zespołu.
Zapisz się TUTAJ na nasz darmowy newsletter i poznaj sprawdzone wskazówki o tym jak zapełniać kalendarze, pozyskując i utrzymując pacjentów, jak rekrutować, delegować i zarządzać zespołem, jak ustalać rentowny cennik i budować dochodową praktykę. [LINK DO ZAPISU]
Premia 1
To jest miejsce na wyniki. Praktycznie każde stanowisko w gabinecie ma wpływ na cały system. Jedni większy, inni mniejszy. Ale każdy może zrobić coś, żeby wyniki się poprawiły. Po kolei:
- Rejestratorki – mają wpływ na to ilu pacjentów decyduje się na konsultacje, ilu przychodzi na wizytę. Osoby na rejestracji muszą umieć przekonać niezdecydowanych, stosować język korzyści, chwalić lekarzy i gabinet, stosować język konsekwencji. Te umiejętności będą pomocne zarówno podczas pierwszej rozmowy telefonicznej, jak również podczas potwierdzania czy przekładania terminów.
- Asystentki – mogą decydować o stanach magazynowych, zużywanych materiałach, ich rotacji pomiędzy asystorami. Mają wpływ na obieg prac pomiędzy gabinetem i technikami dentystycznymi. Mogą też mieć wpływ na ilość opinii i rekomendacji od pacjentów jakie ukazują się w internecie.
- Higienistki – mają wpływ na ilość realizowanych zabiegów higienizacyjnych, ilość pacjentów objętych regularnym przeglądom. Same mogą dbać o obdzwanianie takich pacjentów, przypominając im o konieczności odbycia wizyt co 6 lub 12 miesięcy. Mogą również sprzedawać produkty dodatkowe takie jak szczoteczki, irygatory, pasty czy płyny do płukania jamy ustnej.
- Opiekun pacjenta – ma wpływ na to ilu pacjentów decyduje się na leczenie w gabinecie, ilu z nich rozpoczyna i kontynuuje leczenie. Osoby na tym stanowisku powinny być dobrymi sprzedawcami. Powinny posiąść umiejętność przekonywania pacjentów do najlepszych dla nich rozwiązań. Opiekunowie mają wymierny wpływ na obroty gabinetu.
- Manager – ma wpływ na to jakie jest zapełnienie grafików lekarzy, ilu lekarzy w danym momencie jest na urlopie, a przez to jakie są przychody całego gabinetu. Manager może też decydować o kosztach ponoszonych na materiały biurowe, stomatologiczne. Może negocjować ceny z hurtowniami i wybierać najrozsądniejsze. Manager ma wpływ na wielkość zatrudnienia personelu średniego. To wszystko będzie decydowało o rentowności gabinetu.
Jak widzisz każdy ma na coś wpływ. Każdemu zatem możesz dać premię od wyniku.
Oczywiście wyniki te powinny być skorelowane z podstawowym zakresem obowiązków. To muszą być elementy, na które pracownik ma faktyczny wpływ podczas swojej codziennej pracy.
Nie będzie dobrym pomysłem premiowanie asystentek za ilość pacjentów na konsultacjach, czy też rejestratorek za koszty zużywanych materiałów stomatologicznych 😉
Premia 2
To sposób na gratyfikację osób, które chcą wyjść poza swój podstawowy zakres obowiązków. Jeżeli rejestratorka wykazuje zainteresowanie tabelkami, raportami to dlaczego nie wydelegować jej opracowywanie tygodniowych i miesięcznych podsumowań?
Jest to czynność wykraczająca poza jej zasadnicze obowiązki więc zasługuje na premię. Dla managera / właściciela jest to korzyść ponieważ odciąża od części zajęć zarządczych.
Zasada jest taka, że to musi być dodatkowy obowiązek, który przekazujesz na stałe tej osobie, a nie jednorazowa prośba. Dobrze jest ustalić stałą kwotę, która będzie regularnie wypłacana.
Przed przyznaniem takiej premii rekomenduje dobrze wytłumaczyć i opisać nowy zakres obowiązków. Ponadto warto uprzedzić tą osobę, że najpierw rozpoczyna okres próbny np. 3 miesiące.
Podczas tego okresu właściciel zastrzega sobie jednak prawo do cofnięcia tej premii. Dotyczy to sytuacji gdy trzeba będzie cały czas przypominać o nowych obowiązkach lub realizacja tego zadania będzie niezadowalająca.
Taki okres próbny to też prawo dla pracownika do rezygnacji z dodatkowego obowiązku. Sprawdzi się to w momencie, gdy natrafi na spore trudności lub uświadomi sobie, że to jednak nie to co chce robić.
*UWAGA! Nie każde delegowane zadanie musi być dodatkowo płatne! Od czasu do czasu prośba właściciela o zrobienie czegoś poza podstawowym zakresem obowiązków też jest zasadna. Z resztą po tym poznasz wartościowych pracowników, którzy chętnie będą się angażować i pomagać rozwijać Wasz gabinet. Z drugiej strony, jeżeli pracownik oczekuje dodatkowych pieniędzy za każdym razem, gdy właściciel prosi o cokolwiek oznacza to, że nie jest to dobry partner do budowania firmy.
Premia 3
Kontrowersyjna i najtrudniejsza do wprowadzenia, ale niosąca najlepsze rezultaty jeżeli chcesz poprawić rentowność w gabinecie.
Polega na przekazaniu części zysków do zespołu. 10% jest dobrym posunięciem. Co ważne musi to być liczone od tzw. cash flow, a nie od zysku księgowego!
Jak to obliczyć? Zakładając, że wszystko trafia na konto firmowe (zarówno płatności kartą jaki i gotówka) to wystarczy, że na koniec miesiąca sprawdzisz ile pieniędzy wpłynęło, a ile wyszło z konta. Różnica pokaże Ci faktyczną kasę, którą masz do dyspozycji.
Oczywiście, żeby to tak prosto liczyć należy wcześniej rozgraniczyć konto firmowe od prywatnego. Korzyści z tego będzie dużo więcej! Podziękujesz mi później :))
Ważne też, aby usunąć z tego równania wszystkie wypłaty właścicieli, które nie są wynagrodzeniem za wykonywaną pracę (tzw. dywidendy). To powinno być robione dopiero po obliczeniu zysku i wspomnianej premii dla całego zespołu.
Jest to niepopularny, ale jednocześnie skuteczny sposób na poprawę zysków gabinetu. Przed wprowadzeniem określ minimalne progi po przekroczeniu, których ta premia zostanie uruchomiona. Nie jest bowiem zasadnym przyznać ta premię przy dowolnych obrotach (lub od 0 zł). Ta premia powinna motywować zespół do pracy nad przychodami i kosztami gabinetu.
Warto również wytłumaczyć zespołowi na czym dokładnie polega ten system i jakie są jego cele. Musisz podkreślić dlaczego zależy Wam na poprawie rentowności. Być może szykuje się inwestycja w nowy sprzęt, nowy lokal? Może chcesz zabezpieczyć pracowników i budujesz poduszkę finansową na czarną godzinę, albo chcesz wprowadzić regularne szkolenia dla całego zespołu?
To wszystko wymaga nakładów finansowych. Im szybciej je zdobędziecie, tym szybciej zespół zobaczy wymierne efekty.
Ile kasy dawać?
Po pierwsze nie wiem jakie są aktualne wynagrodzenia w Waszym gabinecie więc nie podam Ci konkretnej stawki.
Kwoty za poszczególne elementy będą się różnić pomiędzy gabinetami. Różnić się też będą pomiędzy stanowiskami. Inne kwoty premii mogą mieć asystentki, a inne rejestratorki. Nie ma w tym nic złego.
Każdy pracownik powinien jednak mieć szansę zdobycia dodatkowego wynagrodzenia. Tym samym wprowadzając moje rekomendacje, zastanów się co możesz zaoferować dla każdego z nich.
Dla jednych stanowisk możesz mieć stawki – np. xxx zł za każdego potwierdzonego pacjenta, który pojawił się fizycznie na konsultacji pierwszorazowej, albo xxx zł za każdą pozyskaną i zweryfikować opinię w internecie.
Możesz też przyznać pulę pieniędzy do podziału – np. xxx zł pomiędzy rejestratorki za obłożenie foteli zabiegami i konsultacjami, albo xxx zł pomiędzy opiekunami pacjenta za konwersje z konsultacji pierwszorazowych na odpowiednim poziomie.
W drugim rozwiązaniu musisz ustalić też próg minimalny i maksymalny oraz kolejne szczeble pomiędzy. Dzięki temu rozwiązaniu unikniesz pułapki w jaką wpadają właściciele, którzy zdecydowali się na zwykły procent np. od obrotu gabinetu.
Po drugie, możesz uruchomić jedną z powyższych albo wszystkie trzy. Pamiętaj, że to Ty zdecydujesz ile to będzie pieniędzy. Jednocześnie przed wprowadzeniem lub zmianą obecnego systemu premiowego warto się do tego dobrze przygotować. Zebrać dane historyczne, żeby nie oferować za mało lub za dużo. To musi być uzasadnione finansowo dla gabinetu, a z drugiej strony motywujące dla zespołu.
Zrób to zatem na spokojnie. Z głową.
Powodzenia!
Arek „premiujący” Buziewicz
Znajdziesz mnie również tutaj:
Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet
Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/
Albo zapisz się na newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/
dodaj komentarz