Kiedyś wydawało mi się, że słupki muszą się zgadzać. Wszystko w tabelach, w Excelu. Za wszelką cenę.

Pomijałem jednak w tym czynnik ludzki. Fakt, że ludzie też chcą żyć, że mają rodziny i swoje potrzeby.

Po latach zrozumiałem, że nie da się żyć samymi tabelkami. Oczywiście one są ważne, bo pokazują trendy, plany, realizacje.

Jednocześnie nie możemy podejmować decyzji biznesowych TYLKO w oparciu o tabele. Szczególnie w takiej branży jak naszej – medycznej.

Tutaj naszym, najważniejszym zasobem są ludzie. Wysoko wykwalifikowani fachowcy, bez których ten biznes się zawali.

Urlopy lekarzy w gabinecie stomatologicznym

Pamiętajmy, że póki co mamy “rynek pracownika”. Tym samym nie jest rozsądnym narzucanie zbyt surowych zasad urlopowych na lekarzy.

Oczywiście trzeba to uregulować i jasno sprecyzować, ale w czarnym scenariuszu możemy stracić ręce do pracy. Jest to szczególnie ważne jeżeli w zespole masz utalentowanych stomatologów.

Nie zrekompensujesz kosztu pozyskania i wdrożenia nowych osób do zespołu ograniczeniem dni wolnych w umowie 😉

Warto zatem podejść do tego z głową. Traktować się po partnersku.

Uczciwym będzie ustalenie w umowie ilości dni wolnych w roku, satysfakcjonujących obie strony oraz konkretnych zasad planowania urlopów.

Zasady przy ustalaniu urlopów

Czym warto się kierować planując współpracę z lekarzami?

• liczba dni ograniczona w czasie – w umowie jest zapisane ile dni lekarz ma do wykorzystania,
• planowanie z dużym wyprzedzeniem – idealnie na początku roku, najpóźniej do końca kwietnia,
• unikanie wolnego w tym samym czasie przez dwóch dentystów – no chyba, że macie w gabinecie ich ponad 10 :))
• planowanie dni wolnych z szacunkiem dla asystentek – brać pod uwagę terminy kiedy one też znajdą dobrą okazję na wyjazd wakacyjny, a nie tylko patrząc na swoje preferencje, oczekując za każdym razem, że asysta musi się dostosować do lekarza!
• branie wolnego idealnie ze “swoją” asystentką – dobrze, aby przynajmniej dwa tygodnie w roku pokryły się (lekarz-asysta); pozostałe dni to rotacja w zespole asystentek,
• szacunkowo określić ilość dni dedykowaną na kursy i szkolenia danego lekarza, aby uniknąć ewentualnych nadużyć.

Wszystko z głową

Jednocześnie lekarze nie mogą przesadzać w swoich oczekiwaniach urlopowych!

Muszą znać konsekwencje ich nadmiernej nieobecności. Tego, że jak ich nie ma w pracy to gabinet nie zarabia, ale ponosi koszty.

Szczególnie koszty stałe, które stanowią często nawet 40% przychodów! Zachęcam do transparentności. Lekarze powinni wiedzieć co ile kosztuje.

Mamy też koszt utraconych korzyści, bo konsultacje i zabiegi odkładają się na przyszłość. Nie realizujemy ich teraz, ale za miesiąc lub dwa, o ile w ogóle, bo …

… pod naszą nieobecność pacjenci znajdują inne gabinety i tam podejmują leczenie.

Tracimy na tym wszyscy.

Nie zawsze kasa jest najważniejsza

Warto też pamiętać, że na pewnym etapie rozwoju zawodowego stomatologa pieniądze nie będą odgrywały kluczowej roli.

Często widzę lekarzy, którzy ponad wszystko cenią sobie czas wolny poza pracą. Czas, który mogą przeznaczyć na swoje pasje czy relacje z rodziną i przyjaciółmi.

Wiedząc to w łatwy sposób możemy “motywować” lekarzy do pracy oferując im zamiast podwyżki dodatkowe dni wolne w cotygodniowym grafiku 😉 Oczywiście warto zagospodarować powstałe puste przestrzenie w kalendarzu innym lekarzem.

Osobiście wolałbym mieć 5 lekarzy pracujących po 4 dni w tygodniu, niż 4 pracujących po 5 dni w tygodniu. Oczywiście przy założeniu, że pierwsza piątka wykorzystuje wolny dzień na odpoczynek, a nie na pracę w innym gabinecie :))

Ale gabinet musi pracować

Chętnie oddam te dni, ale w zamian za rozsądne planowanie urlopów.

Zdarzają się bowiem sytuacje, w których połowa z lekarzy „znika” w tym samym czasie, a gabinet stoi pusty – na przykład w wakacje…

Ten okres warto zaplanować z głową. Z dużym wyprzedzeniem. Lekarze muszą dogadać się między sobą tak, aby każdy był zadowolony.

Mamy też pojedyncze dni wolne przy okazji długich weekendów lub przerw świątecznych. Pozostanie wtedy otwartym będzie ważne nie tylko ze względu na finanse, ale również na wypadek ewentualnych awarii lub wizyt interwencyjnych Waszych pacjentów.

Oczywiście, biznesowo warto zagospodarować każdy dzień. Jednocześnie nie przymuszaj wszystkich jak w obozie pracy!

Dużo lepszym będzie zapytanie lekarzy, kto chce pracować w takie pojedyncze, wolne dni. Bardzo często znajdzie się przynajmniej jedna osoba, która chętnie to zrobi.

Jeżeli jednak nie ma zbyt wielu chętnych to rekomenduje rotację. Tych dni nie ma znowu zbyt wiele. W tym układzie każdy lekarz załapie się na pojedyncze dyżury w skali roku.

Maksymalizacja rentowności za wszelką cenę?

Zgodzić się też musimy, że nigdy nie osiągniemy 100% utylizacji foteli w gabinecie. Nie ma takiej opcji!

Powodem będzie choroba czy urlop lekarzy, wizyty odwołane przez pacjentów na ostatnia chwilę lub potwierdzone, ale nie zrealizowane (tzw. no-show).

Nie można maksymalizować rentowności kosztem czasu wolnego swojego zespołu. Niezależnie czy to będzie personel średni czy lekarze.

Jeżeli chcesz dodatkowo zmotywować lekarzy do pracy w weekendy, dni świąteczne czy też do nie nadużywania dni poza gabinetem to warto rozważyć dodatkową gratyfikację.

Mogą to być inne stawki (analogicznie jak pracownik etatowy ma płacone za nadgodziny) lub dodatkowo progi generowanych obrotów, powyżej których otrzymają większy procent od zrealizowanych zabiegów.

Ile dni na szkolenia?

Po latach doświadczeń w prowadzeniu własnych gabinetów nie jestem zwolennikiem regulowania ilości dni szkoleniowych.

Nie zgadzam się też ze stanowiskiem, że dni szkoleniowe powinny być wpisane w roczny „deputat urlopowy”.

Czy byłoby uczciwym jakbyśmy oczekiwali tego samego od zespołu na umowach o pracę? No właśnie NIE. Pracownik, któremu przysługuje np. 26 dni urlopu ma je wykorzystać na odpoczynek.

Wiem, że rozsądni stomatolodzy podchodzą z głową do inwestowania w swoją edukację. Nie obawiam się, że lekarze będą chcieli brać setki dni na swoje szkolenia. Zbyt duża liczba dni poza gabinetem odcina ich przecież od pacjentów, tym samym możliwości zarabiania.

Jeżeli im na to jednak pozwolisz, będą Ci wdzięczni!

Pamiętaj też, że ich rozwój zawodowy to również rozwój Waszego gabinetu. Większa przewidywalność i skuteczność terapii, sprawniej realizowane procedury, a z czasem również szersza oferta zabiegów.

Tym samym (jeżeli lekarz nie jeździ po kongresach tylko dla rozrywki) to jest spora szansa, że długookresowo wzrośnie rentowność Waszego gabinetu.

Jak to wdrożyć?

Przy zatrudnianiu nowego lekarza jest to jasne – od samego początku wprowadzamy jasne zasady urlopowe.

Z aktualnym zespołem trzeba to jednak przedyskutować. Zachęcam do rozmów indywidualnych oraz powtarzania przekazu podczas kolejnych zebrań.

Stomatolodzy muszą zrozumieć jaki wpływ na funkcjonowanie gabinetu ma ich nieobecność.

Należy zwrócić uwagę na asystentki, które nie mają co robić, a trzeba im płacić; wiatr, który hula w gabinecie zamiast pacjentów, których nieobecność obniża rentowność gabinetu, co niesie za sobą kolejne konsekwencje jak na przykład brak środków na inwestycje w nowy sprzęt.

Jeżeli jednak zdarzy się taki “pilny uczeń”, którego co chwilę nie ma w gabinecie, to siadamy do stołu i rozmawiamy. Dajemy jasny sygnał, że mamy na jego miejsce innych lekarzy chętnych do pracy, którzy zapełnią grafiki pacjentami.

W sytuacji gdy to gabinet organizuje szkolenie wewnętrzne to warto je zaplanować np. na piątek i sobotę lub jeśli są jednodniowe to na zmianę – raz w tygodniu, raz w weekend. Nie możemy robić tego TYLKO w weekendy!

Pamiętajmy, że z jednej strony jest interes gabinetu, a z drugiej dobre samopoczucie zespołu.

Jak nazwać „urlop” w umowie B2B?

Ostatnia kwestia to spisanie tego w umowie pomiędzy gabinetem, a lekarzem. Nie możemy tam używać stwierdzenia URLOP!

W przypadku kontroli z urzędu narażamy się na nieprzyjemności i mandaty karne. Umowa, która zawiera słowo ‘urlop” nosi znamiona umowy o pracę.

Zamiast tego rekomenduje używanie stwierdzenia “dni wolne od świadczenia usług medycznych”

Przykład zapisów:

• Wykonawcy, który przyjmuje 5 zmian w tygodniu przysługuje prawo do 28 nieodpłatnych dni wolnych od świadczenia usług medycznych w ciągu roku. W przypadku mniejszej ilości zmian liczba dni ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.
• Powyższy limit dni wolnych nie obejmuje dni szkoleniowych, które Wykonawca może przeznaczyć na własny rozwój i edukację.
• Dni wolne udzielane są za zgodą managera Gabinetu, na podstawie wniosku na piśmie lub wniosku wysłanego drogą e-mail. Po otrzymaniu zgody manager blokuje dni wolne w grafiku wykonawcy.
• Dni wolnych od świadczenia usług w jednakowym terminie nie może zgłosić więcej niż 2 lekarzy z Gabinetu.
• W przypadku, gdy jednorazowa, łączna liczba dni wolnych od świadczenia usług przekracza 5 dni roboczych należy ją zgłosić z co najmniej 2 miesięcznym wyprzedzeniem.
• Dni wolne od świadczenia usług w letnim okresie wakacyjnym należy zgłosić najpóźniej do 31. stycznia bieżącego roku kalendarzowego.

Parafrazując Richarda Bransona, zadbaj o swój zespół, a on zadba o Twoich pacjentów!

W swoich firmach mam kilku pracowników, którzy są tak oddani pracy, że zaniedbują siebie, swoje rodziny, swoich przyjaciół. Może nawet zdrowie? Muszę siłą wyganiać ich na urlopy :))

Wprowadziłem dodatkowe dni urlopu bezpłatnego (wykraczające poza liczbę zapisaną w umowie).

Jestem przekonany, że zespół wypoczęty i zregenerowany jest bardziej wydajny i chętny do pracy. Pacjenci to obserwują i wyciągają wnioski.

W idealnym świecie prowadziłbym też gabinet w 6 tygodniowych cyklach. Pomiędzy tymi cyklami regularnie tydzień wolnego na doładowanie baterii. Marzenie niemożliwe do wprowadzenia?

Czas pokaże :))

Jestem ciekawy Twoich opinii na ten temat. Wystarczy, że skomentujesz ten artykuł – odpowiadam na każdy komentarz :))

Miłego dnia!

Arek „urlopowicz” Buziewicz

Znajdziesz mnie również tutaj:

Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet

Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/

Newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/