Vlogi, Zarządzanie, Zespół

Klika słów o komunikacji

12 grudnia 2022

12 wyświetleń

3 min. czytania

dodaj komentarz Obejrzyj później Tryb kinowy

System komunikacji w gabinecie

W każdym gabinecie ważne jest, aby wdrożyć przemyślany system powiadomień i przypomnień o wizycie.

System ten powinien być przystępny i łatwy do zrozumienia. Możemy dyskutować, jakie kanały komunikacji są lepsze – SMS, mail, telefon czy WhatsApp? Czy powinien być automatyczny czy też obsługiwany ręcznie? Niemniej jednak system musi być.

Inaczej każdy z pracowników robi to potem jak chce. Może i z dobrymi intencjami, ale jednak po swojemu. Nie ma wtedy przewidywalności, pacjenci czują się skonfundowani, a wdrażanie nowych osób jest utrudnione i wydłużone.

Idealny system komunikacji z pacjentami

Jestem zwolennikiem automatyzacji procesów, więc dobrze, aby pierwszym krokiem było wysłanie wiadomości SMS (optymalnie dwa dni przed zaplanowaną wizytą). Jeśli pacjent nie potwierdzi otrzymania tej wiadomości, dobrze wysyłać kolejną wiadomość SMS dzień przed wizytą.

Jeżeli nadal nie mamy potwierdzenia, dopiero wtedy przechodzimy do “ręcznego” potwierdzania, czyli dzwonimy do pacjenta. Staramy się skontaktować z nim w różnych porach dnia, pamiętając, że pacjenci mają pracę, szkołę dzieci, dodatkowe zajęcia i inne zobowiązania.

Idealnie, gdyby te powiadomienia były generowane automatycznie przez oprogramowanie gabinetowe (EDM). Na rynku istnieje kilka rozwiązań, które generują indywidualny link dla każdej wizyty. Taki link umożliwia pacjentowi potwierdzenie wizyty poprzez jedno kliknięcie, oszczędzając mu czas.

Zapisz się TUTAJ na nasz darmowy newsletter i poznaj sprawdzone wskazówki o tym jak zapełniać kalendarze, pozyskując i utrzymując pacjentów, jak rekrutować, delegować i zarządzać zespołem, jak ustalać rentowny cennik i budować dochodową praktykę. [LINK DO ZAPISU]

Ważne jest również, aby treść wiadomości “utrudniała” odwołanie wizyty. Wysyłamy zatem prośbę o potwierdzenie, jednocześnie jeżeli pacjent chce odwołać lub przenieść termin wizyty, prosimy go o kontakt telefoniczny pod podanym numerem.

Gdy ten system pojawi się w Waszym gabinecie, należy go wyjaśnić pacjentom – w sposób jasny i czytelny. Kiedy pacjent umawia się na wizytę, powinien wiedzieć, czego się spodziewać. Powinien być świadomy, że ktoś do niego zadzwoni lub wyśle wiadomość potwierdzającą.

W ten sposób możemy zapewnić skuteczną komunikację z pacjentami i upewnić się, że wizyty są potwierdzone i dobrze zorganizowane.

Korzyści systemu

Pierwszą korzyścią jest klarowność dla pacjentów. Dzięki temu systemowi wiedzą, czego się spodziewać. Otrzymują przypomnienie SMS, a jeśli na nie nie odpowiedzą, ktoś do nich zadzwoni. To zapewnia przejrzystość i transparentność w komunikacji z pacjentami.

Drugą korzyścią jest oszczędność czasu dla personelu rejestracji. Większość pacjentów reaguje na wiadomości SMS, więc liczba telefonów do wykonania jest mniejsza niż całkowita liczba pacjentów wymagających potwierdzenia wizyty. Dzięki temu personel rejestracji ma więcej czasu na inne zadania.

Trzecią korzyścią jest większa skuteczność systemu potwierdzeń. Mniejsza liczba pacjentów odwołuje wizyty, co przekłada się na mniejszą liczbę tzw. no-showów, czyli pacjentów, którzy umówili się na wizytę, ale się na nią nie stawili.

Czwartą korzyścią jest wzrost przychodów gabinetu. Jeśli zoptymalizujemy proces potwierdzania wizyt, istnieje większe prawdopodobieństwo, że pacjenci przyjdą na wizytę i rozpoczną leczenie. To przekłada się na zwiększone przychody dla gabinetu.