Wyobraź sobie, że zarządzasz gabinetem stomatologicznym. A może już to robisz? Będzie Ci łatwiej zatem :))
Pierwszy dzień miesiąca
Przychodzisz do pracy w poniedziałek rano. Nie lubisz początku miesiąca … To okres, w którym musisz przygotować sporo rzeczy, na przykład rozliczenia lekarzy.
Zanim to jednak zrobisz to musisz sprawdzić zestawienia prac z laboratorium. Być może lekarze ponoszą też część kosztów zużywanych materiałów? Kolejne faktury do zweryfikowania zanim obliczysz pensje lekarzy.
Poza rozliczeniami lekarzy, musisz wysłać do kadr czas pracy każdego członka zespołu, wskazać osoby do ewentualnej premii. Wszystko policzyć i zweryfikować dwa razy przed wysyłką.
Kolejne zadania się piętrzą
Musisz też przygotować dla księgowej dokumenty finansowe za miniony miesiąc. Trzeba zebrać faktury zakupowe – te tradycyjne, papierowe oraz wersje cyfrowe w pdf’ach, wysyłanych mailem.
Musisz też wygenerować raporty fiskalne ze sprzedaży. Zanim to jednak wyślesz to sprawdzisz to jeszcze z zeszytem błędów i korekt.
Być może prowadzisz też u siebie kasę gotówkową, którą też trzeba przeliczyć i zidentyfikować z wpłatami pacjentów.
Z konta bankowego potrzebujesz wyciągi. Je również trzeba sprawdzić czy wszystko jest tam jasne i ewentualnie opisać rzeczy, które nie są wydatkami firmowymi …
Próbujesz zebrać wszystko razem
Część rzeczy się gubi, coś się zawieruszyło, nie możesz odszukać wszystkiego na czas. Niektóre dokumenty leżą gdzieś się w biurze, na biurku recepcyjnym.
Poszczególne elementy trzymasz w różnych miejscach, folderach na komputerze, na skrzynce mailowej czy fizycznych segregatorach.
Jednym słowem na myśl o tym poniedziałku nie chce Ci się iść do roboty … A to dlatego, że większość z tych rzeczy musisz robić ręcznie.
W międzyczasie przychodzi do ciebie *
rejestratorka, która ma problem z zamówieniem artykułów biurowych online.
Chwilę później wpada do ciebie lekarz, który ma problem w gabinecie. Okazuje się że pacjent oczekuje bezpłatnego leczenia pogwarancyjnego. Lekarz się z tym nie zgadza, jednocześnie to Ty musisz pójść i osobiście zakomunikować to pacjentowi. Stresujesz się …
Dzwoni też do Ciebie pacjent rozżalony ostatnią wizytą, która się opóźniła przez co nie był na czas w pracy.
Dostajesz też telefon od właściciela gabinetu, który zwraca uwagę na dziury w grafikach stomatologów.
Ty wiesz, że pacjenci się wypisali z powodu Covidu, ale nie masz czasu na myślenie o pozyskiwaniu nowych. Nie masz czasu nawet porozmawiać z rejestratorami, żeby zareagowały proaktywnie.
* Tak to często wygląda właśnie w rzeczywistości. Kto nie doświadczył ten nie wie :)) Tym samym czapka z głowy dla tych wszystkich managerów i właścicieli, którzy pełnią tą trudną rolę na co dzień w swoich gabinetach :))
No dobra Arek, jakieś rozwiązania?
Nie pisałbym tego gdybym nie wiedział, że część z tych problemów można uniknąć. Można to zrobić na kilka sposobów, które podzieliłbym na dwie zasadnicze grupy:
- zautomatyzować,
- wydelegować.
W tej kolejności, bo nie ma sensu delegować czegoś co można zautomatyzować :))
Jakie zadania zautomatyzować:
- obliczanie wynagrodzeń lekarzy, które generowane są odpowiednio do indywidualnych ustaleń każdego stomatologa z właścicielem gabinetu, dzięki inteligentnemu modułowi rozliczeń, obejmującemu wszystkie składowe,
- badanie zadowolenia pacjentów z leczenia w Waszym gabinecie i unikanie rozmów osobistych oraz hejtu w internecie, dzięki dynamicznie generowanym wiadomościom z badaniem NPS po każdej wizycie w gabinecie,
- potwierdzanie wizyt dzięki wiadomościom do każdej wizyty osobno z generowanym indywidualnie linkiem, którego kliknięcie przez pacjenta zmienia dynamicznie status na kalendarzu,
- uzupełnianie dziur w kalendarzach lekarzy (powstałych po wypisaniu się pacjentów na ostatnią chwilę) dzięki identyfikacji osób posiadających wizyty o określonych parametrach w przyszłości,
- zamawianie materiałów, których stany magazynowe schodzą poniżej określonego wcześniej minimum.
Oczywiście to tylko kilka przykładów. Programy do zarządzania gabinetami stomatologicznymi pozwalają na dużo więcej. Kluczowe jest jednak dobre poznanie funkcjonalności i wdrożenie z całym zespołem.
Przykłady zadań, które możesz wydelegować:
- wprowadzanie przelewów do bankowości online (wynagrodzenia, faktury) ale też generowanie wyciągów bankowych,
- gromadzenie faktur zakupowych w jednym miejscu oraz wysyłkę kompletu do księgowej na początku każdego miesiąca,
- poprawność rozliczeń z hurtownią poprzez weryfikację pobrań z zamówieniami i stanem magazynowym,
- logistykę prac protetycznych czyli ich weryfikację przed nadaniem, zamówienie kuriera, sprawdzenie pracy przed planowanym zabiegiem,
- monitorowanie rozliczeń pacjentów oraz windykację ewentualnego zadłużenia.\
Jak wydelegować odpowiednie zadania?
Przed wydelegowaniem rekomenduję najpierw przejść przez proces tworzenia poszczególnych „procedur”. Dzięki temu będzie jednoznaczne dla pracowników jakie masz oczekiwania.
Warto jasno sprecyzować jakie są kolejne kroki danej czynności, po czym poznać, że została wykonana poprawnie, co zrobić w przypadku niespodziewanych trudności.
Dobrze stworzyć takie procedury z osobą, która będzie to zadanie wykonywała. Idealne, aby częścią każdej takiej procedury była jej okresowa weryfikacja i optymalizacja.
Nie jest przecież powiedziane, że nie można usprawniać tego co już raz było zrobione :)) Szczególnie w obliczu nowych technologii czy odgórnych zaleceń np. z Sanepidu.
Zapisz się TUTAJ na nasz darmowy newsletter i poznaj sprawdzone wskazówki o tym jak zapełniać kalendarze, pozyskując i utrzymując pacjentów, jak rekrutować, delegować i zarządzać zespołem, jak ustalać rentowny cennik i budować dochodową praktykę. [LINK DO ZAPISU]
Sposób na weryfikację delegowanych zadań
Co ważniejsze, warto przemyśleć jak będziesz weryfikować wykonanie zadania. Najlepsza metoda to jakikolwiek system do zarządzania zadaniami.
Unikaj za wszelką cenę przekazywania próśb na karteczkach, które potem walają się po całym gabinecie. Jeżeli już robisz to ustnie mimo wszystko upewnij się, że gdzieś pozostał po tym ślad. Zaoszczędzisz sobie ewentualnych wymówek członka zespołu.
W takim programie oprócz treści zadania, przypisujesz osobę odpowiedzialną za jego wykonanie oraz czas realizacji.
Ja przez lata używałem do tych celów Asany. Jednak spora część zadań dotyczyła pacjentów w naszym gabinecie. Przez to prowadziliśmy niejako podwójną dokumentację medyczną.
Rodziło to często problemy ludzkich błędów, literówek, niedopatrzeń, powtórzeń.
Remedium właściciela
Odkąd jednak stworzyliśmy IQ Dental , w którym zaszyliśmy funkcjonalność Asany, to wszystko odbywa się już wewnątrz tej jednej aplikacji.
Jest to szczególnie ważne kiedy zadanie dotyczy Waszego pacjenta, którego możesz wskazać w zadaniu. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za jego realizację będzie miała bezpośrednie połączenie w jednym systemie do karty pacjenta.
Oszczędzasz czas, bo nie trzeba szukać informacji na temat danego pacjenta w dwóch systemach.
Nie musisz się też przełączać między ekranami co jest bardzo wygodne i intuicyjne.
Dodatkowo możesz w jednym miejscu trzymać dosłownie wszystko.
Dokumenty, faktury, rozliczenia.
Komunikację z pacjentami, ich zgody na leczenie.
A niebawem również komunikację z laboratoriami protetycznymi i hurtowniami stomatologicznymi :))
Dodatkowa korzyść
Oprócz delegowania i monitorowania realizacji pracy zespołu, IQ Dental pozwoli Ci również tworzyć zadania dla siebie.
Dzięki temu, że możesz umieścić wszystko w jednym miejscu (rzeczy zawodowe jak i prywatne), Twoja głowa będzie spokojniejsza i nie zapomnisz o żadnym drobiazgu :))
Ja osobiście nie wyobrażam sobie życia bez programu do zarządzania zadaniami. Mam nadzieję, że to rozwiązanie pomoże również Tobie.
Niezależnie czy już zarządzasz gabinetem stomatologicznym czy dopiero planujesz.
Tym czasem, życzę Ci miłego dnia i do zobaczenia za tydzień!
Arek „manager” Buziewicz
Znajdziesz mnie również tutaj:
Facebook – https://www.facebook.com/wartosciowy.gabinet
Instagram: https://www.instagram.com/wartosciowy.gabinet/
Albo zapisz się na newsletter: https://wartosciowygabinet.pl/newsletter/
dodaj komentarz